Skanowanie faktur i dokumentów za pomocą OCR

W celu usprawnienia ewidencji wydatków klientów biura, aplikacja oferuje możliwość skanowania zdjęć faktur w formacie JPG oraz PNG, a także plików PDF. Opcja skanowania dokumentów dostępna jest:

- z poziomu widoku listy kosztów w kontekście klienta, gdzie można dodać nowy dokument i od razu go zeskanować.

- z menu kontekstowego w zakładce "Dokumenty", skąd można skanować zapisane wcześniej do systemu pliki.

Edytor kosztu po odczytaniu faktury, oferuje stały podgląd analizowanego dokumentu, automatycznie uzupełniając pola edytora. Należy jednak pamiętać, że automatyczne uzupełnienie pól nie gwarantuje stuprocentowej poprawności wprowadzonych danych. Zalecamy, by sprawdzić je po odczytaniu.

Kreator, po rozpoznaniu i klasyfikacji danych na dokumencie, jest w stanie uzupełnić także pola dotyczące wydatków, rozpoznać ich walutę oraz zastosowanie metody kasowej, jeżeli takowa jest aplikowana do skanowanej faktury.

Kreator oferuje również możliwość swobodnego przełączania pomiędzy listą odczytanych wydatków, a ich agregacją z rozbiciem na rozpoznane stawki VAT. Taka agregacja nastąpi automatycznie, jeżeli jakość procesu OCR nie pozwoli na odczytanie danych kwotowych. Należy mieć jednak na uwadze, że po zapisie kosztu, zachowane zostaną tylko aktualnie wyświetlane pozycje (tj. agregacja albo pełna lista), bez możliwości późniejszego przełączania. Ponadto, w celu zapewnienia zgodności odczytu i wewnętrznych obliczeń ze stanem faktycznym, kreator może uzupełnić listę wydatków o pozycję nazwaną "Różnica obliczeń" - może się pod nią kryć rabat lub wyrównanie kwot względem niepełnego odczytu OCR.

Odczytane za pomocą OCR i zapisane koszty znajdują się w zakładce "Koszty". Oryginalny, przekazany przez klienta biura rachunkowego, dokument kosztowy, zostaje zapisany jako załącznik. Dzięki temu, późniejsza edycja takich kosztów również pozwoli na podgląd pierwotnego, skanowanego dokumentu.