UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Faktury od polskich dostawców wystawione poza KSeF

Mimo że co do zasady wystawianie e-faktury w KSeF będzie obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., może dojść do sytuacji, że na skutek niewiedzy bądź pomyłki sprzedawcy faktura zostanie wystawiona na dotychczasowych zasadach, czyli w formie pliku PDF albo w wersji papierowej.

W pierwotnym projekcie ustawy zakładano, że dokument o takiej charakterystyce nie będzie w ogóle traktowany jako faktura VAT zgodnie z postanowieniami projektowanego art. 106ga ust. 5. Sytuacja ta, z punktu widzenia nabywcy, prowadziłaby do niemożności odliczenia podatku VAT wynikającego z takiego dokumentu. Jednakże w trakcie procesu legislacyjnego zrezygnowano z tego zapisu, co zostało udokumentowane w Raporcie z konsultacji dotyczącym projektu ustawy https://orka.sejm.gov.pl/Druki9ka.nsf/Projekty/9-020-1235-2023/$file/9-020-1235-2023.pdf

Mimo, że zmiana i wykreślenie przepisu wskazującego, że dokument (faktura) wystawiony poza KSeF nie jest fakturą, miało wyeliminować przypadki szczególne (tj. kwestie faktur wystawianych przez podatników nieposiadających w Polsce siedziby), to usunięcie tego przepisu nie spowodowało wprowadzenia w innych zapisów do ustawy o VAT. W efekcie bazując na zasadzie in dubio pro tributatem, nie można braku zapisu ogólnego postrzegać jako eliminującego z obrotu (z prawa odliczenia VAT) faktury wystawiane poza KSeF.

A zatem błędnie wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur faktura - wciąż będzie traktowana jako faktura VAT umożliwiająca nabywcy skorzystanie z prawa do odliczenia podatku VAT. Należy jedynie pamiętać, że wystawienie faktury poza KSeF począwszy od 1 stycznia 2025 r. pociągać będzie za sobą ryzyko poniesienia kary.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Faktury od polskich dostawców wystawione poza KSeF w ramach trybu awaryjnego

Wystąpić może awaria KSeF lub awaria rozwiązania używanego przez sprzedawcę do generowania faktur. W takim przypadku istnieje możliwość stworzenia faktury w formie pliku XML, który może zostać następnie przekształcony w plik PDF lub wydrukowany. W celu poprawnej identyfikacji takiej faktury konieczne jest oznaczenie jej specjalnym kodem QR wygenerowanym poprzez token awaryjny. Następnie faktura wraz z oznaczeniem QR musi zostać dostarczona nabywcy poprzez "uzgodniony kanał". Przykładowym uzgodnionym kanałem może być przesyłka mailowa. Warto zaznaczyć, że również KSeF może służyć jako taki kanał, o ile awaria zostanie naprawiona. W takim przypadku faktury generowane awaryjnie muszą zostać dostarczone do systemu w określonym czasie - w ciągu jednego dnia roboczego od wystawienia w sytuacji, gdy awaria była po stronie podatnika, lub w ciągu 7 dni od usunięcia awarii, jeśli ta miała miejsce po stronie KSeF.

Nabywca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego w tych przypadkach zgodnie z ogólnymi zasadami. Za dzień wyznaczający początek okresu, w którym prawo to będzie mogło zostać zrealizowane, uznawana będzie odpowiednio wcześniejsza z dwóch możliwych w tej sytuacji dat otrzymania faktury przez nabywcę, tj.:

• data otrzymania wizualizacji faktury (np. wydruku lub pliku PDF) za pośrednictwem uzgodnionego kanału komunikacji (np. e-maila, przesyłki pocztowej itp.),
• data otrzymania faktury poprzez KSeF, wyrażona jako moment nadania jej przez system numeru identyfikacyjnego.

Odliczenie VATu będzie mogło zostać dokonane wyłącznie na podstawie jednego z tych dokumentów. Po stronie nabywcy konieczne więc będzie identyfikowanie tego rodzaju przypadków - tak, aby VAT odliczony na podstawie faktury przesłanej mu poza KSeF w trybie awaryjnym nie został ujęty w rozliczeniu ponownie na podstawie tej samej faktury otrzymanej już w KSeF.

Faktury od zagranicznych dostawców wystawione poza KSeF

Zasadniczo KSeF nie służy do raportowania faktur od dostawców zagranicznych, więc jego wdrożenie nie wpływa na dotychczasowe zasady rozliczeń VAT. Podstawą do odliczenia VATu przez polskiego nabywcę będzie więc w dalszym ciągu faktura wystawiona przez zagranicznego sprzedawcę zgodnie z przepisami obowiązującymi w jego państwie (poza KSeF). Podatek VAT odliczany będzie tu w ramach samonaliczenia tego podatku przez polskiego nabywcę

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »

Zagraniczni dostawcy posiadający polski numer NIP, ale bez stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce

Pomimo posiadania polskiego NIP zagraniczny sprzedawca będzie uprawniony do wystawiania faktur poza KSeF, a prawo do odliczenia VAT naliczonego z takich faktur będzie przysługiwało na zasadach ogólnych.

Zagraniczni dostawcy posiadający polski numer NIP oraz stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce

Zagraniczny dostawca posiadający polski NIP i posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce będzie miał obowiązek wystawienia faktury w KSeF - analogicznie jak w przypadku polskiego dostawcy. Skoro zatem w trakcie procesu legislacyjnego zrezygnowano z zapisu mówiącego o tym, że faktura wystawiona poza KSeF nie będzie w ogóle traktowana jako faktura VAT, to nabywca zachowa prawo do odliczenia podatku VAT. Należy jedynie pamiętać, że wystawienie faktury poza KSeF począwszy od 1 stycznia 2025 r. pociągać będzie za sobą ryzyko naliczenia z tego powodu kary.