UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Obszarem, który szczególnie się zmieni dla przedsiębiorców po wejściu w życie KSeF jest proces wystawiania i otrzymywania faktur. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Data wystawienia faktury ma swoje konsekwencje zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Sposób działania będzie zatem odmienny od tego, jakimi posługiwali się przedsiębiorcy do momentu wprowadzenia KSeF.

Dotychczas przedsiębiorcy mieli pewną dowolność w posługiwaniu się datą wystawienia faktury i wprowadzali ją samodzielnie. W zasadzie podmiot miał możliwość, zachowując ciągłość wystawianych faktur, ustalać odpowiadającą mu datę wystawienia faktury. Przedsiębiorcy zatem przygotowywali i wysyłali faktury do swoich odbiorców w trakcie miesiąca faktur z datą ostatniego dnia miesiąca poprzedniego. Kontrahent opisywał takie dokumenty jako otrzymane z datą jej wystawienia i odliczał VAT w okresie przed faktycznym otrzymaniem faktury.

Zupełnie inaczej proces wygląda przy wystawieniu faktury KSeF. Fakturę uznaje się za wystawioną dopiero po jej wprowadzeniu i wysłaniu do KSeF, natomiast o dacie jej wystawienia decyduje data wskazana na otrzymanym UPO. Jeżeli zatem faktura będzie wystawiana w na przełomie dnia tj. o północy, to o jej finalnej dacie wystawienia decyduje data i godzina która widnieje na UPO.

Trzeba również pamiętać, że wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy nie będą musieli wysyłać faktur do swoich odbiorców, gdyż wprowadzenie faktury do KSeF jest równoznaczne z jej doręczeniem kontrahentowi. To w gestii odbiorcy pozostaje zalogowanie się do KSeF i faktyczne odebranie tejże faktury.

Kolejnym elementem, który zmienia proces wystawiania faktury jest konieczność jej uwierzytelnienia. Do tej pory przedsiębiorca nie musiał w żaden sposób uwierzytelniać faktury, którą wystawił tj. mógł ją wystawić papierowo lub elektronicznie np. w excelu, w programie księgowym i dostarczyć ją do kontrahenta. Przedsiębiorca nie był w żaden sposób weryfikowany, czy to on fizycznie tę fakturę wystawił. Wraz z wejściem KSeF podatnik każdorazowo przy wystawieniu faktury będzie weryfikowany poprzez uwierzytelnienie. Dodatkowo aby w jego imieniu mogły wystawiać faktury inne osoby, będą musiały posiadać stosowne uprawnienia w KSeF nadane przez podatnika.

Sytuacja ta zatem znacząco zmienia reguły przygotowywania i obiegu dokumentów. Trzeba jednak pamiętać, że same zasady określające terminy wystawiania faktur, jak również okoliczności w których powinny być wystawione pozostają bez zmian.

Termin wystawienia faktur - maksymalny

Faktury wystawia się nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wydania towaru, wykonania usługi lub uzyskania zaliczki, zadatku lub płatności. Powoduje to, że w zależności od tego czy transakcji dokonano 1 czy 30 dnia miesiąca - na wystawienie faktury mamy od 45 dni do 15 dni.

Jeśli fakturę żąda konsument, wówczas fakturę wystawić należy do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania czynności - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Jeśli żądanie nastąpiło później - fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania.

Szczególne zasady dotyczą wystawiania faktur w związku ze sprzedażą bonów jednokrotnego przeznaczenia (SPV). W tym wypadku obowiązuje termin maksymalny - podstawowy, tzn. fakturę za bon wystawia się do 15 dnia miesiąca niezależnie czy usługa dokumentowana bonem mogłaby być dokumentowana w terminie późniejszym.

Termin wystawienia faktur - minimalny

Faktury nie można wystawić wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem czynności. Natomiast dopuszczalne jest jej wystawienie w sytuacji, gdy czynność nie została jeszcze zrealizowana. Tak więc podatnik, który nie otrzymał płatności może wystawić fakturę a potem dopiero otrzymać zapłatę lub wykonać usługę lub wydać zamówiony towar.

W terminie wcześniejszym niż 30 dni można wystawić faktury w następujących przypadkach pod warunkiem, że na fakturze jest wskazane, jakiego okresu dotyczy taka faktura:

• usługi dla których ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń i dostawy towarów w tych samych zasadach.
• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy (tj. usług porządkowych), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego.