UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Można powiedzieć, że „nadchodzi KSeF” – przed biurami rachunkowymi i całą branżą księgową kolejny sezon z mnóstwem wyzwań. Jak określiłaby Pani nastroje w biurach rachunkowych na kilka miesięcy przed tą zmianą?

Niepewność, strach, nadzieja – chyba te trzy emocje górują. Niepewność, ponieważ jeszcze dokładnie nie wiemy, jaką formę współpracy przyjąć z naszymi klientami. Jest kilka opcji i obecnie dużo o tym rozmawiamy, żeby wyłapać wszelkie zagrożenia, które mogą się pojawić w momencie wybrania jednej z nich. Nie jest łatwo, nie wiemy jeszcze, jak nasze oprogramowanie będzie przygotowane na KSeF, czy wystarczy pobrać faktury z KSeF bezpośrednio do programu księgowego, czy jednak niezbędny będzie bufor, w którym nastąpi wymiana informacji z klientem i dopiero po zatwierdzeniu przez niego faktur umieścimy je w programie księgowym.

Strach, bo kiedy nie wiemy, co nas czeka, to w pierwszej kolejności pojawia się właśnie on. Czy zdążymy, czy damy radę, czy klienci zrozumieją nową sytuację i będą współpracować, czy programy będą nas w tym wspierać, a może musimy zmienić organizację pracy już teraz, żeby dotrzymać kroku nadchodzącym zmianom?

Nadzieja – jeśli pomyślimy o tych wszystkich zmianach, które niedawno miały miejsce, a którym daliśmy radę, to nadzieja skłania nas do tego, żeby wierzyć, że i tym razem wszystko się uda, a cały proces zaowocuje jeszcze lepszą organizacją pracy (chociażby w aspekcie dostarczania dokumentów do biur rachunkowych). Dobrze wszyscy wiedzą, jak obecnie kłopotliwe jest otrzymanie na czas kompletu dokumentów.

KSeF to ogromna zmiana. Najpierw z pewnością warto ją zrozumieć i szukać wiedzy z wiarygodnych źródeł. Czy ma Pani jakieś rady dla tych, którzy edukację i proces wdrażania mają jeszcze przed sobą? Gdzie szukać informacji? Jak je weryfikować?

Zdecydowanie trzeba weryfikować to, co słyszymy na różnych webinarach, spotkaniach. Jeśli procedury nie są jeszcze wdrożone, trudno oczekiwać, że na szkoleniach ktoś powie nam o sprawdzonych metodach i dobrej praktyce. Mam wrażenie, że obecnie trwa szeroko zakrojona branżowa dyskusja na portalach społecznościowych obejmująca zagrożenia i ryzyka związane z KSeF. Nie ma jednej właściwej metody, bo każdy z nas pracuje na różnych programach i ma różne sposoby współpracy z klientem. Na tym etapie nikt nie może narzucić jednego, doskonałego rozwiązania. Z mojego doświadczenia wynika, że tylko praktyka jest w stanie pokazać nam wszystkie trudne obszary, więc jak najszybciej będziemy dążyli do testowania systemów.

Szkoleń, webinarów branżowych w temacie KSeF pojawiło się w ostatnim czasie bardzo dużo. Zdecydowanie warto obserwować temat, ale trzeba koniecznie podchodzić do niego bardzo rozsądnie i brać pod uwagę swoje możliwości. Nie chciałabym wskazywać konkretnej firmy szkoleniowej, bo mam przynajmniej kilka ulubionych i nie chcę nikogo wyróżniać. Warto na pewno na tym etapie pozyskać ogólną wiedzę w temacie KSeF – co to jest, na czym będzie polegał i jak moje biuro jest na niego gotowe. Jak ustalimy własne możliwości, dopiero wtedy możemy z konkretnymi propozycjami wyjść do klientów.

Jak te przygotowania wyglądają w Pani biurze?

Opracowaliśmy sobie schemat prac nad KSeF do stycznia 2024 roku i przedstawia się on następująco: po pierwsze – weryfikacja możliwości naszego oprogramowania pod względem KSEF wysyłka zapytań do producentów oprogramowania na temat kosztów i planowanego terminu wdrożenia KSeF w ich programie). Po drugie – informacja dla naszych klientów o nadchodzącym KSeF (podstawowe informacje ze wskazaniem zbliżającego się terminu). Po trzecie – weryfikacja klientów pod względem korzystania z naszego oprogramowania do wystawiania faktur i jego gotowość na KSeF. Po czwarte – weryfikacja klientów korzystających z własnego oprogramowania do wystawiania faktur. Tutaj szczególnie zwracamy klientom uwagę, żeby również ustalili ze swoimi dostawcami oprogramowania możliwości techniczne w zakresie KSeF. Wreszcie – wybór klientów do testów.

W styczniu 2024 roku chcielibyśmy mieć już konkretne wnioski z testów, trochę na zasadzie prób i błędów testowanych na małej grupie. Jeśli testy okażą się zadowalające, dopiero wdrożymy procedury obejmujące wszystkich klientów.

Czy w Pani odczuciu KSeF to zmiana wyłącznie na lepsze? Czy pomimo dużego doświadczenia i wiedzy ma Pani jakieś obawy – takie, które dotyczą samego procesu wdrażania zmian oraz takie, które wynikają ze współpracy z klientami w kontekście wprowadzenia KSeF?

Każda zmiana w zasadzie przynosi trochę dobrego, trochę złego, a najpewniej coś nowego, czego dzisiaj jeszcze nawet się nie domyślamy. Tak, są obawy, bo znamy w biurach naszych klientów, znamy ich stopień zaawansowania w obsłudze technologii, więc mamy świadomość, że to nie będzie łatwe. Mam wrażenie, że im mniejsze miejscowości, tym trudniej załatwia się sprawy online, więc przejście z dokumentów papierowych na elektroniczne będzie dla wszystkich ogromnym wyzwaniem.

Obawy dotyczą również samego oprogramowania oraz wydajności systemów w Ministerstwie. Jako biura rachunkowe nie od dziś korzystamy z różnych wysyłek elektronicznych i wiemy, że bywają momenty, kiedy systemy są przeciążone i nie da się wykonywać pracy na bieżąco. KSeF będzie miał za zadanie obsłużyć miliony dokumentów. Ryzyko niewysłania faktury w obowiązującym terminie jest ogromne, a takie opóźnienie może nam zmienić nawet moment obowiązku podatkowego. Więc te obawy są, moim zdaniem, jak najbardziej słuszne. Tym bardziej, że jeśli nie mam wpływu, a mam odpowiedzialność, to taka sytuacja może być frustrująca.

Dobre strony oczywiście też widzę. Tak jak już wspominałam, w biurach rachunkowych proces kompletowania dokumentów okazuje się bardzo często dezorganizujący, nasila stres związany ze zbliżającymi się terminami sprawozdawczymi – czy zdążymy na czas wszystko otrzymać, sprawdzić i wysłać? Rolę KSeF oceniam tutaj bardzo pozytywnie – faktury będą w momencie, kiedy klient pobierze je z systemu. Nie będziemy już martwić się zagubionymi czy znalezionymi po kilku miesiącach dokumentami – wszystko będzie dostępne na bieżąco. Kwestia tylko dogadania z klientem, kiedy, kto i w jaki sposób dostarczy nam faktury do biura – na te ustalenia musimy obecnie położyć bardzo duży nacisk.

Właściwe ułożenie współpracy z klientami pozwoli działać efektywniej i wydajniej, a być może zmieni się nawet tryb pracy biur rachunkowych. Dostęp do dokumentów każdego dnia może pomóc biurom na spokojnie rozłożyć obowiązki w czasie. Obecnie były one spiętrzone w bardzo krótkim okresie, między 10. a 20. dniem miesiąca. Nie wspomnę już o sytuacjach, gdy wypadały jakieś święta i wtedy czas już naprawdę poważnie nam się kurczył.

Jakie wątpliwości związane są ze współpracą z klientami?

Przede wszystkim obawy związane są z tymi klientami, którzy do tej pory nie korzystali z rozwiązań elektronicznych. Mam świadomość, że niektórzy mikroprzedsiębiorcy nie posiadają nawet adresu mailowego, a przy KSeF przedsiębiorca jednak będzie musiał trochę się z tą wirtualną rzeczywistością zaprzyjaźnić.

Obawiam się próby przerzucenia na biura rachunkowe elementów związanych z wystawianiem faktur i wysyłką ich do KSeF. Mam wrażenie, że niektórym przedsiębiorcom brakuje świadomości, jak ważny jest moment wystawienia faktury, jak istotne jest zawarcie na fakturze faktycznie wykonanej usługi czy faktycznie sprzedanego towaru, jakie konsekwencje może przynieść nieprawidłowo wystawiona faktura – mam tutaj na myśli konsekwencje nie tylko w kwestiach opodatkowania, ale również uzyskania płatności za daną usługę. Po prostu osoby, które nie biorą udziału na co dzień w sprzedaży, nie zawsze mogą mieć pełny obraz przebiegu tych transakcji, a wystawiając faktury mogą nieświadomie wkraczać w odpowiedzialność za dane zawarte na fakturze.

To ważne, żeby ten element został dobrze zrozumiany przez klientów: wystawienie faktury to ważny element prowadzenia działalności gospodarczej i każdy przedsiębiorca powinien znać ryzyka z nim związane.

KSeF to także digitalizacja branży, usprawnienie wielu procesów i przeniesienie ich do online’u. Czy Pani zdaniem to przeniesienie życia zawodowego „z segregatora do internetu” wyjdzie branży na dobre?

Technologia pracy online w branży księgowej jest bardzo zaawansowana, choć oczywiście nie we wszystkich biurach. Mam jednak wrażenie, że coraz więcej biur wprowadza akcje „odpapierzania”. Pierwszym takim momentem, w którym musieliśmy polubić digitalizację dokumentów, było pojawienie się pandemii. Postawienie wtedy na technologię online bardzo ułatwiło pracę w biurach rachunkowych.

Osobiście chętnie pozbyłam się już większości segregatorów. Przestrzeń wolna od papieru jest dla mnie bardziej sprzyjającą przestrzenią, lepiej mi się pracuje, jestem bardziej efektywna. Oczywiście ta zmiana również przynosi inne, nowe wyzwania, szczególnie w kwestii posiadania właściwych serwerów, zabezpieczeń, kopii bezpieczeństwa, procedur dostępności, haseł, ale też poczucia, że nie trzeba pożaru, żeby wszystko nam znikło...

Gdyby miała Pani wymienić trzy największe wyzwania w związku z wprowadzeniem KSeF, byłyby to…

Czy zdążymy na czas wdrożyć systemy u nas w biurach? Czy uda nam się ułożyć tak współpracę z klientami, żeby była satysfakcjonująca i bezpieczna dla obu stron? Czy data 1 lipca 2024 roku będzie datą wielkiej szansy na powodzenie całego systemu KSeF czy jednak systemy ministerialne nie wytrzymają?

A trzy największe benefity dla biur rachunkowych i całej branży?

Po pierwsze jeden standard faktury – zdecydowanie łatwiej będzie odczytać zawarte informacje. Obecnie każdy może wystawiać faktury tak jak chce i wizualnie są czasami trudne do weryfikacji. Po drugie dostęp do faktury tu i teraz – to ułatwienie pracy w obiegu dokumentów dla działów księgowych, windykacyjnych, zarządczych. Po trzecie brak papieru, czyli oszczędności w drukowaniu.

Zmiany dotkną nie tylko branżę, ale także wszystkich tych, którzy z usług księgowych korzystają. Czy ma Pani sposób na to, jak rozmawiać o KSeF-ie z klientami? Na co zwracać uwagę? Czego na pewno nie robić?

Nie wiem, czy mam dobry sposób, ale lata doświadczenia w branży utwierdzają mnie w przekonaniu, że warto rozmawiać o zmianach. Dobrze jest przygotować wcześniej klienta na to, co nadejdzie. Nie warto natomiast zasypywać go informacjami i straszyć. O wszystkim trzeba opowiedzieć po ludzku i rozłożyć informacje w czasie. Im szybciej jednak będziemy o tym mówić, tym lepiej dla nas wszystkich.

To na koniec – od czego zacząć? Pierwsze trzy kroki do wdrożenia KSeF dla każdego biura rachunkowego to według Pani...

Tak jak już wspominałam wcześniej: najpierw musimy wiedzieć, co mamy u siebie. Trzeba koniecznie przeanalizować własne programy, przypadki klientów i ich możliwości technologiczne. Kolejny krok to poinformowanie klientów o KSeF. Krok trzeci: testy i obserwacje. Wybieramy kilku klientów do testowania wymiany dokumentów, wyciągamy wnioski i opracowujemy procedurę współpracy w zakresie KSeF.

Beata Boruszkowska
Prezes Krajowej Izby Biur Rachunkowych. Od 1997 roku związana z usługami księgowymi prowadzonymi przez biura rachunkowe. Od 2006 roku właścicielka Biura Rachunkowego BEATA. Trener biznesu i konsultant. Przeprowadziła liczne szkolenia z zakresu rachunkowości, zarówno uproszczonej, jak i pełnych ksiąg rachunkowych, a także z zakładania działalności gospodarczej i zarządzania finansami. Społecznik na rzecz rozwoju księgowych i biur rachunkowych w Polsce. W 2019 roku otrzymała srebrną odznakę w rozwoju Stowarzyszenia Księgowych w Polsce. Sygnatariusz etyki zawodowej w rachunkowości i społecznej odpowiedzialności biznesu. Zaangażowana w pracę zarządu w powstającej Krajowej Izbie Biur Rachunkowych, której jednym z zadań jest podnoszenie standardów pracy w biurach rachunkowych. Certyfikowana księgowa – świadectwo kwalifikacji nr 32376/02 z dnia 7 czerwca 2002 roku.