UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Zwolnienie z podatku VAT może mieć charakter podmiotowy bądź przedmiotowy. W pierwszym przypadku chodzi o podatników, którzy zwolnieni są z VAT pod warunkiem, że wartość ich sprzedaży (bez VAT) nie przekroczyła kwoty 200 000 zł w poprzednim roku podatkowym (w przypadku kontynuowania działalność) lub 200 000 zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności gospodarczej w roku podatkowym (w przypadku podatników rozpoczynających w trakcie roku wykonywanie czynności opodatkowanych) i jednocześnie sprzedaż ta w danym roku nie przekracza tych 200.000 zł. Drugą grupą podatników zwolnionych z VAT są podmioty, które wykonują czynności zwolnione od podatku na podstawie przepisów ustawy o VAT bądź wydanych na jej podstawie rozporządzeń, np. usługi medyczne, finansowe, najem.

Podatnicy zwolnieni z VAT mają odroczony aż do 1 stycznia 2025 r. obowiązek przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur. Praktyka obrotu gospodarczego może jednak wymusić ich zaangażowanie już od 1 lipca 2024 r., gdy KSeF stanie się obowiązkowy dla podatników VAT czynnych. Szkopuł bowiem w tym, że KSeF ma służyć nie tylko do wystawiania faktur, ale też do ich otrzymywania. Poza tym z żądaniem wystawienia faktury wystąpić mogą nabywcy.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Kupuję towar lub usługę, więc korzystam z KSeF

Począwszy od 1 lipca 2024 r. sprzedawca będący czynnym podatnikiem VAT wystawiając fakturę dla nabywcy będącego podatnikiem zwolnionym z VAT (podmiotowo bądź przedmiotowo) obowiązkowo korzystać będzie z KSeF i to bez potrzeby uzyskiwania zgody nabywcy. Ustawodawca przewiduje, że w tej sytuacji sprzedawca musi zapewnić nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej, jeżeli nabywca nie zwolni go z tego obowiązku. Udostępnienie faktury ustrukturyzowanej (e-faktury w KSeF) będzie mogło nastąpić poprzez:

1. podanie kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
2. oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Istotne pozostaje to, iż wiążąca dla nabywcy będzie data wystawienia e-faktury w KSeF.

Sprzedaję towar lub usługę i nie płacę VAT. Co z KSeF?

Podatnik prowadzący sprzedaż zwolnioną od podatku VAT bądź zwolniony z podatku VAT ze względów na niską sprzedaż (do 200.000 zł rocznie) nie ma obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży objętej zwolnieniem, chyba że nabywca zgłosił takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Zatem od 1 stycznia 2025 r. w przypadku żądania nabywcy zgłoszonego w ustawowym terminie faktury bez VAT będą musiały być wystawione w KSeF i zawierać wszystkie elementy wymagane dla "zwykłych" faktur, a dodatkowo także podstawę prawną zastosowanego zwolnienia. Wyjątek - nabywcą jest konsument, wówczas faktura na jego żądanie wystawiona winna być w formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF.

Wynajmuję mieszkanie na cele mieszkalne a KSeF. Najem na rzecz konsumenta

Szczególny przypadek dotyczy wynajmowania nieruchomości o charakterze mieszkalnym wyłącznie na cele mieszkaniowe. Stanowi ono sprzedaż zwolnioną przedmiotow z VAT (nie ma znaczenia zatem limit 200.000 zł sprzedaży), w takich przypadkach (zarówno zwolnienia podmiotowego jak i przedmiotowego) sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury z tego tytułu. Jednakże w świetle ustawy o VAT konieczność taka zajdzie w przypadku wyraźnego żądania nabywcy zgłoszonego we wspomnianym terminie 3 miesięcy.

W tym przypadku faktura będzie musiała być wystawiona w KSeF, co powoduje, że sprzedawca - będzie musiał posłużyć się numerem NIP (o ile jest podatnikiem VAT zarejestrowanym na VAT-R jako czynny lub zwolniony z VAT) lub numerem PESEL (jeśli korzysta ze zwolnienia do 200.000 zł) i korzystać z własnego konta w KSeF. Wynajmujący mogą mieć zatem obowiązek korzystania z faktur ustrukturyzowanych, ale są od tego ważne wyjątki.

Faktura wystawiona będzie bowiem w KSeF jeśli żądanie zgłosi przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą). Natomiast gdy nabywcą usługi pozostaje konsument - to niezależenie czy najem będzie miał miejsce na cele mieszkalne czy też nie - faktura musi być wystawiona poza KSeF i dostarczona konsumentowi w formie papierowej.

Na wynajmującym ciążyć będzie obowiązek weryfikacji, czy fakturę wystawia na rzecz przedsiębiorcy, czy też na rzecz konsumenta (lub na rzecz przedsiębiorcy, który usługę nabywa na cele prywatne, mieszkaniowe). Od celu zależeć będzie bowiem czy powinien on wystawić fakturę w KSeF czy poza nim. Obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (art. 106 ga ust. 2 ustawy o VAT).