UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Od kiedy KSeF?

Od 01 stycznia 2022 roku mamy możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych wystawianych na podstawie wzoru, przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur (w skrócie: KSeF).

Obecnie korzystanie z tej formy fakturowania jest dobrowolne. E-faktura dopuszczona jest, jako jedna z form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.

Jednak jest to okres przejściowy. Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT oraz innych ustaw, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur wejdzie od 01 lipca 2024 roku dla czynnych podatników VAT.

Natomiast dla tych którzy są zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z rozliczeń podatku VAT obowiązek korzystania z KSeF rozpocznie się 01 stycznia 2025 roku.

Ustawa zakłada również że faktury z kas fiskalnych i faktury uproszczone w obecnej formie będą mogły być wystawiane do 31 grudnia 2024 roku.

Dla kogo KSeF?

Co ważne, system KSeF obowiązywać będzie w obrocie między przedsiębiorcami tzw. B2B. W przypadku sprzedaży dla konsumentów (B2C) nie ma konieczności korzystania z KSeF.

KSeF mają zostać objęte również faktury dokumentujące WDT, eksport towarów, eksport usług lub dostawę opodatkowaną poza terytorium kraju. Wówczas podatnik zobowiązany będzie udostępnić nabywcy fakturę również w inny sposób z nim uzgodniony (tj. poza KSeF). Podatnik będzie e-fakturę wystawioną w KSeF zapisywał i wysyłał kontrahentowi w postaci PDF lub w formie papierowej. Przy czym konieczne będzie oznaczenie tej faktury dedykowanym kodem QR.

Co obejmuje Krajowy System e-Faktur?

Platforma ta służy do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. W momencie wprowadzenia do niego danych niezbędnych do wystawienia faktury będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował poprawność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Faktura natomiast będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu nadania jej przez system numeru identyfikacyjnego. Wystawiony w KSeF dokument ma formę ustrukturyzowaną, z określonymi polami obligatoryjnymi w formacie pliku xml.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Faktury niepodlegające pod KSeF

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, wszystkie faktury dokumentujące sprzedaż na terytorium kraju, wystawiane zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi mają docelowo podlegać tym wymogom.

System KSeF jest kompleksowym rozwiązaniem obsługującym wiele typów faktur i umożliwiającym rozliczanie miedzy różnymi podmiotami. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje faktur będziemy mogli wystawić poprzez system KSeF.

Dokumenty związane ze sprzedażą podlegające wyłączeniu z KSeF to:

• noty korygujące - przewidywana jest likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF
• faktury niezgodne ze wzorem faktury ustrukturyzowanej - brak zgodności wprowadzanych danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej nie pozwoli na wystawienie faktury w systemie KSeF np. wystawienie faktury bez NIP sprzedawcy.
• duplikat faktury - do faktur, które są wystawione w systemie KSeF nie ma konieczności wystawienia duplikatu, gdyż nie ma możliwości aby taka faktura zaginęła, faktury w KSeF są archiwizowane przez okres 10 lat.
• faktura proforma - faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy VAT, zatem wystawianie takich dokumentów nie jest przewidziane w KSeF.
• faktura RR - faktura RR jest specyficzną formą fakturowania przez odbiorców, którzy dokumentują nabycie produktów rolnych i usług rolniczych od rolników ryczałtowych
• faktura ustrukturyzowana w zamówieniach publicznych - do przekazywania faktur i innych ustrukturyzowanych dokumentów między wykonawcami zamówień publicznych a instytucjami zamawiającymi służy platforma Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF)
• faktura od zagranicznego dostawcy - Ministerstwo Finansów wskazuje, że zadaniem KSeF nie jest raportowanie faktur od dostawców zagranicznych, a sprzedaż dokonywana w kraju, zatem otrzymanie faktury dokumentującej WNT czy import nie musi być odnotowywane w KSeF.
• transakcje polskich podmiotów fakturowane według przepisów innego państwa - jeśli polski podmiot dokonuje transakcji w innym kraju i ta transakcja podlega pod tamtejszy system podatkowy, wówczas faktura dokumentująca daną sprzedaż powinna być wystawiona zgodnie z tamtejszym prawem podatkowym, a co z tym związane nie podlega KSeF.
• faktury konsumenckie (B2C) - faktury wystawiane dla finalnych konsumentów (B2C) nie muszą być wystawiane w KSeF.
• bilety spełniające funkcję faktury - bilety takie będą całkowicie wyłączone ze stosowania KSeF.
• faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS - podatnicy korzystający ze szczególnych procedur OSS i IOSS są wyłączeni z korzystania z KSeF.

Kary za fakturę wystawioną poza KSeF

Dobrowolny Krajowy System e-Faktur już funkcjonuje, jednak Ministerstwo Finansów przewiduje, że obowiązkowy Krajowy Systemem e-faktur (KSeF) ma wejść w życie 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT, natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo i wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo zostanie wprowadzony od 1 stycznia 2025 r.

Zgodnie z projektem ustawy przygotowanym przez Ministerstwo Finansów kary za nieprzestrzeganie obowiązku stosowania systemu KSeF przy fakturowaniu będą stosowane od 01 stycznia 2025 roku. Natomiast podatnik za niestosowanie się do przepisów dotyczących KSeF w okresie od 01 lipca 2024 roku do 01 stycznia 2025 roku powinien pamiętać o ewentualnych karach z tytułu odpowiedzialności karno skarbowej.

Według założeń projektowych kary mogą wynieść do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną wynoszącą do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur. Trzeba jednak pamiętać, że nie są to stałe kwoty, a będą one wymierzane indywidualnie przez urząd skarbowy z uwzględnieniem maksymalnych wartości.

Jeśli nie dopełniono obowiązku wskutek działania siły wyższej, organ podatkowy będzie miał prawo odstąpić od nałożenia kary. Do nakładania kar będą stosowane przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego. Przez co przy wymierzaniu kary za niekorzystanie z KSeF zostaną wzięte pod uwagę wszystkie okoliczności tj. waga, okoliczności i stopień naruszenia prawa, częstotliwość niedopełniania w przeszłości obowiązku, to czy wcześniej podatnik był karany za podobny czyn.