UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Krajowy System e-Faktur zmieni realia dokumentowania transakcji zarówno z kontrahentami z Polski, jak i tymi zagranicznymi. Jednak złożoność fakturowania podmiotów zagranicznych, jak i fakturowania w innej walucie niż PLN wymaga szczegółowego przeanalizowania, kiedy jesteśmy obowiązani stosować KSeF, a kiedy robić tego nie musimy.

Faktury importowe i Wewnątrzwspólnotowe Nabycie Towarów (WNT) a KSeF

Jeżeli faktura została wystawiona przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, to nie musi być ona wystawiona poprzez Krajowy System eFaktur.

Nie trzeba również wykorzystywać KSeF, jeśli podmiot, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, jednak jest w posiadaniu stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej na terenie Polski, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług w związku z którymi wystawiono fakturę.

Trzeba jednak pamiętać, że jeśli nawet podmiot nieposiadający siedziby działalności ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium kraju będzie świadczył usługę, której miejscem świadczenia będzie Polska, to nabywca posiadający siedzibę w Polsce będzie zobowiązany do rozliczenia podatku z tytułu wykonanej usługi.

Podobnie sytuacja wygląda z tzw. samofakturowaniem, że to na nabywcy będzie ciążył obowiązek wystawiania faktury z tegoż tytułu na swoją rzecz. Nabywca będzie zobowiązany wystawić taką fakturę przy użyciu KSeF zgodnie z wytycznymi wskazanymi w ustawie o VAT. Takie faktury będą musiały mieć w KSeF stosowną adnotację w polu P_17.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Faktury eksportowe i Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT) a KSeF

Obowiązkiem KSeF zostaną objęte również faktury wystawiane na rzecz zagranicznych odbiorców. Należy jednak pamiętać, że faktura wystawiona w KSeF na rzecz nabywcy z zagranicy będzie musiała być mu udostępniona, w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. 106gb ust. 4 Ustawy o VAT:

W przypadku gdy:

1. miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3. nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę

- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

W standardowych transakcjach KSeF za datę otrzymania faktury przez nabywcę uznamy datę przydzielenia tego numeru.

Wyjątkiem jest ww. sytuacja wystawienia faktury podmiotowi zagranicznemu z którym podatnik uzgodnił inny sposób udostępnienia niż przy użyciu KSeF. Za datę otrzymania faktury przekazanej poza KSeF uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Wystawca faktury będzie obowiązany zapewnić temu nabywcy dostęp do faktury ustrukturyzowanej poprzez:

1. podanie kodu QR oraz danych, które umożliwiają zidentyfikowanie tej faktury lub
2. oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Jeżeli podatnik upoważni podmiot spoza terytorium kraju do wystawiania w swoim imieniu faktury, wówczas podmiot zagraniczny będzie musiał wystawić tą fakturę poprzez KSeF.

Faktury krajowe wystawiane w walucie obcej a KSeF

W KSeF możemy wystawić fakturę w walucie obcej dla polskiego kontrahenta. W takiej fakturze kwoty określone są wyłącznie w walucie obcej i jedynie kwota podatku w polu P_14_xW przeliczona jest na złotówki zgodnie z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT. Wówczas oprócz pola KodWaluty wypełniane jest pole

KursWaluty, względnie pole KursWalutyZ. KSeF przewiduje dwa pola dotyczące wskazania kwoty VAT.

Przykład
W sytuacji jeśli chcemy zastosować konkretną stawkę VAT dla faktury w walucie obcej to uzupełniamy pola: P_14_1 i P_14_1W. I kolejno, jeśli faktura jest wystawiona w walucie obcej, to w polu P_14_1 wpisujemy kwotę VAT w walucie obcej, a w polu P_14_1W kwotę VAT przeliczoną na złote.

Zasadą jest, że wartości sprzedaży i kwoty podatku wypełnia się w walucie, w której wystawiono fakturę, z wyjątkiem pól, w których kwoty podatku zostały przeliczone zgodnie z art. 31a w związku z art. 106e ust. 11 ustawy o VAT.

Jeśli natomiast faktura jest wystawiana w złotówkach, kwotę VAT wpisujemy tylko w polu P_14_1.
Powyższy sposób uzupełniania faktury dotyczy wszystkich stawek VAT.

Przy wypełnianiu faktury, która ma być wystawiona w walucie obcej trzeba pamiętać o polu obowiązkowym KodWaluty, które wypełniane jest zawsze, niezależnie od tego, w jakiej walucie wystawiana jest faktura. Jeżeli faktura ma być wystawiona w polskiej walucie należy podawać trzyliterowy kod waluty "PLN". W innym przypadku wpisujemy w pozycję tą kod waluty zgodny z klasyfikacją ISO-4217 np. EUR, USD w której chcemy wystawić daną fakturę. Wówczas wypełniane jest również pole KursWaluty.

Pola KursUmowny i WalutaUmowna dotyczą również przypadku w którym faktura jest tzw. fakturą dwuwalutową, gdzie wszystkie te kwoty są wyrażone jednocześnie w złotówkach i walucie obcej, a strony transakcji zależy aby faktura zawierała kurs waluty, w oparciu o który dokonano takiego przeliczeń wartości wykazanych na fakturze.