UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

W chwili wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF jedyną możliwością poprawienia błędów na fakturze będzie wystawienie faktury korygującej. System KSeF nie przewiduje możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące, nie będzie można również w żaden sposób anulować, edytować i zmieniać faktury wystawionej w KSeF.

Anulowanie faktury a faktura korygująca

Do tej pory wystawienie korekty było niezbędne dopiero w momencie, gdy faktura została przekazana przez sprzedawcę do nabywcy, czyli do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego. Jeśli doszło do jej wystawienia, lecz błąd został zauważony przed wysyłką, wówczas możliwe jest anulowanie faktury. Anulowanie polegało na skreśleniu treści wystawionego dokumentu, zachowaniu go w dokumentacji jednostki i opisaniu przyczyny działania. Natomiast gdyby transakcja już doszła do skutku i po jej realizacji wystawiono fakturę z błędem i nie wprowadzono by jej do obrotu prawnego - to prawidłowym działaniem byłoby wystawienie faktury korygującej (dotyczy to faktur wystawianych po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru). W praktyce przedsiębiorcy często pomijali ten krok usuwając pierwotną fakturę i wystawiając od razu fakturę z właściwymi danymi (nie było to jednak postępowanie w pełni zgodne z przepisami prawa).

Zupełnie inaczej proces wyglądać będzie przy wystawieniu faktury KSeF. Fakturę uznaje się za wystawioną po jej wprowadzeniu i wysłaniu do KSeF. Trzeba również pamiętać, że wraz z wejściem obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy nie będą musieli wysyłać faktur do swoich odbiorców, gdyż wprowadzenie faktury do KSeF jest równoznaczne z jej doręczeniem kontrahentowi. Zatem nie będzie można anulować, usuwać ani edytować faktury wystawionej w KSeF.

Błędy w treści wystawionych faktur można było do tej pory usuwać notą korygującą, która mogła być wystawiona przez nabywcę i dotyczyć jedynie niektórych pozycji faktury, natomiast najistotniejsze dane zawarte na fakturze korygował sprzedawca poprzez fakturę korygującą. Jednak po wejściu obowiązkowego KSeF nie będzie możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące.

Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie poprawienie błędów faktury poprzez fakturę korygującą.

Faktura korygująca - treść i dane obowiązkowe

Faktura korygująca wystawiona może być wyłącznie przez wystawcę pierwotnej faktury. Nie wystawia jej nabywca. Faktura ustrukturyzowana może zostać skorygowana przez fakturę korygującą wystawioną w KSeF. Taka faktura powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Krajowy System E-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących. W systemie KSeF możemy wystawić tyle faktur korygujących ile potrzebujemy, gdyż system nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Na chwilę obecną, ustawa o podatku od towarów i usług (art. 106j ust. 1) obliguje do wystawienia faktury korygującej w sytuacji, gdy podatnik stwierdził pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury. KSeF nie zmienia tegoż założenia.

Obecnie faktura korygująca może wskazywać na następujące zmiany w treści pierwotnie wystawionego dokumentu:

• błędy w podanych pierwotnie kwotach, stawkach lub w każdej innej pozycji faktury,
• obniżki ceny w formie rabatu następczego,
• udzielenia opustu i obniżki ceny po realizacji transakcji
• zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,
• podwyższenia ceny w stosunku do pierwotnej.

Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF, faktura korygująca będzie jedyną formą poprawiania wszelkich błędów na fakturze pierwotnej.

Wystawiając fakturę korygującą, posłużyć się należy trzema danymi nowymi w stosunku do faktury pierwotnej, tzn. podać należy:

oznaczenie „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo wyraz „KOREKTA”,
numer kolejny faktury korygującej (może to być numer wskazujący, że mamy do czynienia z korektą, oznaczenie literowe itp,)
numer KSeF faktury korygującej
datę wystawienia faktury korygującej.

Druga grupa danych to dane stałe, zawarte na fakturze pierwotnej i korygującej:

• datę wystawienia faktury pierwotnej;
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty - jeśli różni się od powyższej daty wystawienia - podaje się ją zgodnie z treścią faktury pierwotnej;
• numer faktury pierwotnej;
• numer KSeF faktury pierwotnej;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer NIP podatnika;
• numer NIP nabywcy;

W sytuacji gdy faktura dotyczy jednego z towarów lub usług objętych korektą, wtedy należy wskazać na fakturze korygującej ten towar lub usługę.

Powyższe dane należy podawać zgodnie z treścią faktury pierwotnej, nawet jeśli zostaną one skorygowane, tzn. w kolejnej części faktury korygującej będą podawane dane, zgodnie z ich faktycznym brzmieniem takim, jakie powinno wystąpić.

Kolejną grupą danych są dane dotyczące korekt, tzn. podać należy:

• przyczynę korekty;
• prawidłową treść korygowanych pozycji ( nie trzeba podawać treści pierwotnie zawartych na fakturze),

Przy zmianie kwoty, stawki lub innych, faktura korygująca nie musi zawierać kwot pierwotnych ani ostatecznych - wystarczające jest podawanie na niej kwot korekty (np. wartość -200 zł, kwota netto -200 zł, stawka vat: - 46 zł). Dopuszczalne jest oczywiście podawanie również kwot pierwotnych i ostatecznych (w praktyce: przed korekta: xx, korekta : -y zł, po korekcie: zz zł). Obowiązkowe jest podanie zatem odpowiednio kwoty korekty podstawy opodatkowania lub kwoty korekty podatku należnego z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku i sprzedaży zwolnionej. Zawsze należy również podać przyczynę korekty, a w przypadku korygowania innych pozycji należy podać prawidłową treść korygowanych pozycji (czyli ich brzmienie ostateczne, takie jak powinno być).

Przy zbiorczych opustach lub obniżkach ceny należy podać dodatkowo okres, do którego odnosi się udzielany opust lub obniżka oraz możliwe jest pominięcie numeru identyfikacyjnego nabywcy oraz informacji o tym datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty