UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Duplikat do tej pory był dokumentem zgodnym z pierwotnie wystawioną fakturą. Wystawia się go, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie. Duplikat w zależności od tego, u którego z podmiotów zaginie lub zostanie zniszczona faktura pierwotna, wystawiała druga strona transakcji - może to być zatem albo nabywca, albo sprzedawca albo organ egzekucyjny lub komornik sądowy - jeśli to on wystawiał fakturę pierwotną.
Faktura wystawiona ponownie zawierała wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jej wystawienia. Pozostałe dane na duplikacie powinny zostać takie, jak pierwotnej faktury.

Wraz z wejściem KSeF wystawianie duplikatów faktur nie będzie konieczne. W systemie KSeF nie przewiduje się rozwiązania dla wystawiania duplikatu faktury. Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w systemie i nie będzie możliwości ich zniszczenia lub zaginięcia. W związku z tym nie będzie konieczności wystawienia duplikatów faktur, gdyż nie ma możliwości aby faktura nie była dostępna w systemie KSeF dla obu stron transakcji.

Nota korygująca po wejściu KSeF

Do tej pory notę korygującą wystawiał nabywca towaru lub usługi, jeśli zauważył błędy na otrzymanej fakturze. Notą korygującą można było poprawiać wszystkie dane na otrzymanej fakturze z wyjątkiem informacji co do:

• miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług;
• ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawki podatku;
• sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

W przypadku powyższych informacji obowiązkowo należało wystąpić do sprzedawcy z wnioskiem o skorygowanie danych na fakturze poprzez wystawienie faktury korygującej.

Wejście w życie KSeF zmieni powyższe zasady, gdyż nie przewiduje on możliwości korygowania faktur ustrukturyzowanych poprzez noty korygujące. Zatem wraz z rozpoczęciem użytkowania KSeF będzie możliwe jedynie skorygowanie faktury poprzez fakturę korygującą.

Taka faktura powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać również własny numer identyfikacyjny oraz datę jej wystawienia. Krajowy System E-Faktur nie limituje liczby wystawianych faktur korygujących. W systemie KSeF możemy wystawić tyle faktur korygujących ile potrzebujemy, gdyż system nie przewiduje ograniczeń pod kątem liczby faktur korygujących wystawionych do jednej faktury sprzedaży.

Szczególnym przypadkiem natomiast jest poprawienie błędnie wprowadzonego numeru NIP nabywcy. Dotychczas wystarczyło wystawienie noty korygującej z odpowiednim numerem NIP. Po wejściu w życie KSeF, w przypadku niepoprawnego wprowadzenia nabywcy (np. błędny NIP) w celu skorygowania błędu należy wystawić fakturę korygującą “do zera’ z tym samym, błędnym NIP nabywcy, a następnie wystawić kolejną, odrębną fakturę (pierwotną) z poprawnymi danymi nabywcy.