UWAGA! Minister Finansów ogłosił ostateczny termin wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur na 1.02.2026 r. (podatnicy o obrocie ponad 200 mln zł) oraz na 1.04.2026 r. (pozostali podatnicy VAT). Obligatoryjny system e-faktur KSEF działać będzie zatem dopiero w 2026 r. Obecnie podatnicy korzystać mogą z niego w ramach dotychczasowych struktur i narzędzi na zasadzie dobrowolności (decyzji podatnika).
Więcej informacji o zmianie terminu KSeF »

Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, co do zasady wejście w życie KSeF nie powoduje nowych obowiązków co do samej zawartości faktury.

Struktura logiczna e-Faktury oprócz elementów, których występowanie regulowane jest art. 106a - 106q ustawy o VAT, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne.

Dodane pola w strukturze KSeF mają swoje podłoże w obserwowanej na rynku praktyce biznesowej, w tym na skutek uwag zgłaszanych w trakcie konsultacji społecznych struktury. Są to dodatkowe elementy faktury, które nie wynikają z wprost z przepisów VAT, jednak których stosowanie w fakturze nie jest zabronione. Podkreślenia wymaga, że każda faktura wysyłana za pośrednictwem KSeF ma nadawany unikalny numer KSeF, który identyfikuje fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF).

Pola w e-fakturze uzupełniane są w zależności od wymogów wskazanych w ustawie dla danego przypadku, którego udokumentowaniem jest faktura.

Należy jednak wskazać, że dobrowolnymi sekcjami (węzłami) pod względem wypełniania są: Rozliczenie, Płatnosc, WarunkiTransakcji oraz Stopka. Przy czym wypełniając je, może zachodzić konieczność wypełnienia pól obowiązkowych, które dotyczą ww. sekcji. Węzeł “Zamówienie” dedykowany jest dla faktur zaliczkowych i ich korekt, dla których to h faktur nie jest wypełniany węzeł “FaWiersze”.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Obligatoryjność wypełniania pól na e-fakturach

W wytycznych Ministerstwa Finansów (Schema) wskazano 4 rodzaje pól ze względu na obowiązek ich wypełniania. Wskazano pola obligatoryjne bez, których plik XML nie może zostać uznany za fakturę są to m.in. NIP sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer faktury. Pola logiczne to pola, które musimy uzupełnić, pod warunkiem wypełnienia wypełnienia innego pola na fakturze w konkretny sposób tj. jeśli wskażemy że dostawa korzysta ze zwolnienia VAT, w następnym polu musimy wskazać rodzaj tego zwolnienia. Pola opcjonalne to pozycje, które zostają wypełnione jeśli zostaną spełnione określone warunki w ustawie.

Pola fakultatywne to pozycje, których wypełnienie jest dobrowolne i zależy od wystawcy faktury. Przykładem takiego pola jest dodatkowy opis do faktury, czy miejsce jej wystawienia.

Brak załączników w KSeF

W związku z formą prowadzenia systemu KSeF i wysyłanie do niego danych w postaci plików w formacie xml, niemożliwym jest dodawanie załączników do faktur online wystawianych poprzez KSeF. Istnieje jednak możliwość wklejenia w treści faktury linka do takiej dokumentacji.

Dodatkowe informacje można również wpisać w polach Dodatkowy Opis, Dodatkowe Info lub ewentualnie w stopce faktury. Należy jednak pamiętać o ograniczonej liczbie znaków dla każdego z tych pól.

Załączniki mogą być również przekazywane w sposób odrębny poza KSeF np. poprzez maila, lub wirtualne dyski.

Wypróbuj wystawianie e-faktur bez konsekwencji w KSeF DEMO
Sprawdź działanie Krajowego Systemu e-Faktur wystawiając próbną e-fakturę w programie fillup KSeF DEMO. Zdobądź dostęp do KSeF DEMO, wystaw e-fakturę bez konsekwencji prawnych i sprawdź działanie systemu.
Wystaw próbną e-fakturę w systemie KSeF DEMO już teraz »