Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym

Pobierz darmowy e-book

Do polskiego porządku prawnego implementowana została dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz.Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17) poprzez uchwalenie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928). Zasadniczym terminem wejścia w życie tej ustawy jest 25 września 2024 r., natomiast do 25 grudnia 2024 r. odroczono wejście w życie części przepisów dotyczących zgłoszeń zewnętrznych, czyli dokonywanych przez sygnalistę bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.

Ustawa skierowana jest do wszystkich podmiotów prawnych, do których zaadresowane mogłoby zostać zgłoszenie sygnalisty. Tymczasem samym sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym:

1. pracownik;
2. pracownik tymczasowy;
3. osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4. przedsiębiorca;
5. prokurent;
6. akcjonariusz lub wspólnik;
7. członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
8. osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
9. stażysta;
10. wolontariusz;
11. praktykant;
12. funkcjonariusz w rozumieniu ustawy o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy (...);
13. żołnierz w rozumieniu ustawy o obronie Ojczyzny.

Co ważne, ustawę stosuje się na równi do w/w osób fizycznych w przypadku zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

Przykład
Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą i nie współpracujący przy jej wykonywaniu z jakąkolwiek osobą fizyczną na jakiejkolwiek podstawie prawnej jest objęty przepisami ustawy o ochronie sygnalistów, bowiem może otrzymać zgłoszenie o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy od osoby, która uprzednio - pomimo braku rekrutacji - skierowała do niego wniosek o jej zatrudnienie.

Niektóre obowiązki nałożone zostały natomiast przez ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów jedynie na wybrane podmioty. Otóż, obowiązek:

1. ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanej "procedurą zgłoszeń wewnętrznych"
   oraz
2. prowadzenia “rejestru zgłoszeń wewnętrznych”

dotyczy jedynie podmiotu prawnego:

1. na rzecz którego według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób (do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz podmiotu prawnego wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia),
   LUB
2. wykonującego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (pełna lista instytucji obowiązanych znajduje się w art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu), bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, objętych zakresem stosowania aktów prawnych Unii Europejskiej wymienionych w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937, a więc na przykład biura rachunkowe i to bez względu na w/w limit zatrudnienia co najmniej 50 osób.

Przykład
Firma informatyczna zatrudnia 30 osób na umowę o pracę a z 20 osobami zawarte ma kontrakty B2B. Jeśli nikt z takich partnerów B2B nie zatrudnia do wykonywania tego rodzaju pracy innych osób, to wskazana firma na gruncie ustawy o ochronie sygnalistów ma obowiązek ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych.

Dla pozostałych podmiotów prywatnych ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych jest opcjonalne.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Niezbędnym etapem wstępnym dostosowującym działalność do wdrożenia postanowień ustawy o ochronie sygnalistów jest określenie, kto zostanie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów. Może być to:

1. wewnętrzna jednostka organizacyjna lub
2. osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub
3. podmiot zewnętrzny*.

*Upoważnienie podmiotu zewnętrznego wymaga zawarcia umowy w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych z zastosowaniem rozwiązań technicznych i organizacyjnych zapewniających zgodność tych czynności z ustawą. Umowa ta określa szczegółowe prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych, zgodnie z rozporządzeniem RODO.

Ustawowym obowiązkiem osoby przyjmującej zgłoszenia jest potwierdzanie każdorazowo sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Podmiot prawny musi zapewnić przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów co najmniej w formie ustnej i pisemnej, a w tym drugim przypadku - zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Natomiast zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

W przypadku sporządzenia transkrypcji lub protokołu rozmowy sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia transkrypcji rozmowy lub protokołu rozmowy przez ich podpisanie.

Na wniosek sygnalisty zgłoszenie ustne może być dokonane podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

1. nagrania rozmowy, umożliwiającego jej wyszukanie, lub
2. protokołu spotkania, odtwarzającego jego dokładny przebieg, przygotowanego przez osobę upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych.

W przypadku sporządzenia protokołu spotkania sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia tego protokołu przez jego podpisanie.

Zgodnie z art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, tzw. "adresem do kontaktu";
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, o których mowa w pkt 3;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych może dodatkowo objąć w szczególności:

1. wskazanie naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które zostały ustanowione przez podmiot prawny na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne (w takim przypadku nie stosuje się przepisów ustawy o zgłoszeniach zewnętrznych ani ujawnieniu publicznym);
2. wskazanie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego, sprzyjających możliwości wystąpienia określonych naruszeń prawa związanych w szczególności z naruszeniem obowiązków regulacyjnych lub innych obowiązków określonych w przepisach prawa lub z ryzykiem korupcji;
3. wskazanie, że informacja o naruszeniu prawa może być w każdym przypadku zgłoszona również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych**;
4. określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych, w przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

**Przepisy o zgłoszeniach zewnętrznych przyjmowanych przez Rzecznika Praw Obywatelskich i organy publiczne będą obowiązywać od 25 grudnia 2024 r.

Podmioty prywatne, na rzecz których wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50, lecz nie więcej niż 249 osób, mogą na podstawie umowy ustalić wspólne zasady dotyczące przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą o ochronie sygnalistów. Również podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą o ochronie sygnalistów.

Teoretycznie art. 7 ustawy o ochronie sygnalistów stanowi, iż podmiot prawny może przyjmować zgłoszenia dokonane anonimowo, ale jednocześnie - w świetle art. 53 i n. ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu - instytucje obowiązane, a w więc w szczególności biura rachunkowe, opracowują i wdrażają wewnętrzną procedurę anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz instytucji obowiązanej rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (AML).

W praktyce zatem podmioty objęte ustawą AML i tak zobowiązane są posiadać wdrożoną procedurę anonimowego zgłaszania naruszeń, natomiast pozostałe podmioty prywatne zobowiązane - z mocy ustawy o ochronie sygnalistów - do ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych, np. ze względu na limit zatrudnienia co najmniej 50 osób, mogą, ale nie muszą przyjmować zgłoszeń anonimowych. W pełni zatem w zgodzie z wymogami ustawy mogą przyjmować jedynie zgłoszenia nienoszące cech anonimowości. W każdym razie brak przyjmowania zgłoszeń anonimowych wynikać musi z treści ustalonej procedury zgłoszeń wewnętrznych. Natomiast procedura zgłoszeń wewnętrznych wdrożona w biurze rachunkowym musi spełniać zarazem wymogi ustawy o ochronie sygnalistów, jak i ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.

Tymczasem procedura anonimowego zgłaszania naruszeń AML określać musi w szczególności:

1. osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń;
2. sposób odbierania zgłoszeń;
3. sposób ochrony pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia, zapewniający co najmniej ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie ich sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb;
4. sposób ochrony danych osobowych pracownika lub innej osoby wykonującej czynności na rzecz instytucji obowiązanej dokonujących zgłoszenia oraz osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych;
5. zasady zachowania poufności w przypadku ujawnienia tożsamości osób, o których mowa w pkt 4, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia;
6. rodzaj i charakter działań następczych podejmowanych po odebraniu zgłoszenia;
7. termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Problematycznym zagadnieniem jest moment przeprowadzenia konsultacji projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych w stosunku do chwili wejścia w życie zasadniczej części przepisów ustawy o ochronie sygnalistów (25 września 2024 r.). Dopiero bowiem z tych przepisów wynikać będzie norma kompetencyjna skierowana do podmiotu prawnego, a zobowiązująca oraz jednocześnie upoważniająca go do ustalenia procedury po uprzednich konsultacjach. Wystarczające zatem będzie, gdy dnia 25 września 2024 r. przedłoży się projekt procedury do konsultacji. Natomiast wcześniejsze przeprowadzenie konsultacji projektu procedury uznać należy również za możliwe, lecz za zgodą wszystkich uczestniczących w nich podmiotów. W ten sam sposób należy podejść do wskazanych w ustawie dni (1 stycznia i 1 lipca), w których następować musi coroczne sprawdzenie liczby osób zatrudnionych i współpracujących z podmiotem prawnym - w związku z limitem zatrudniania co najmniej 50 osób przesądzającym o obowiązku ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Odpowiednio zatem 1 stycznia bądź 1 lipca przedstawić należy projekt procedury do konsultacji, gdy tego dnia stan zatrudnienia osiągnie liczbę 50 osób.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Osobie ubiegającej się o pracę (na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby) podmiot prawny przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy (a także odpowiednio gdy praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby), wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:

1. odmowie nawiązania stosunku pracy;
2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony - w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9. przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14. mobbingu;
15. dyskryminacji;
16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, lub pełnienia służby, dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności:

1. wypowiedzenie umowy, której stroną jest sygnalista, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia;
2. nałożenie obowiązku lub odmowę przyznania, ograniczenie lub odebranie uprawnienia, w szczególności koncesji, zezwolenia lub ulgi.

Zakaz działań odwetowych stosuje się odpowiednio do:

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego (w 2023 r. wyniosło ono 7155,48 zł), lub prawo do zadośćuczynienia (rozumianego jako odpowiednia suma pieniężna za doznaną krzywdę).

Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego takiej odpowiedzialności sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Optymalnymi działaniami służącymi rozpatrzeniu zgłoszenia wewnętrznego pochodzącego od sygnalisty w okresie pomiędzy potwierdzeniem przyjęcia takiego zgłoszenia, a udzieleniem sygnaliście informacji zwrotnej (na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań) byłyby:

1. weryfikacja zgłoszenia;
2. ewentualne podjęcie kontaktu z sygnalistą w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów;
3. szybkie przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
4. sporządzenie raportu, który zawierałby dokładny opis dokonanego zgłoszenia i wskazanych w nim naruszeń przepisów, wskazanie osób zaangażowanych i ich rolę w ramach zgłoszenia oraz ostateczne ustalenia w zakresie informacji przekazanych w zgłoszeniu;
5. przedłożenie raportu wyznaczonej osobie przełożonej w celu jego analizy i wydania stosownych decyzji w stosunku do zaangażowanych osób;
6. ewentualne zawiadomienie właściwych organów w przypadku ustalenia, że zgłoszone naruszenie przepisów stanowi naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Zgodnie z art. 29 ustawy o ochronie sygnalistów wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, chyba że dokonano zgłoszenia anonimowego;
4. adres do kontaktu sygnalisty, chyba że dokonano zgłoszenia anonimowego;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

Ustawodawca nie przesądził formy prowadzenia rejestru ani nie określił jego wzoru. Tym samym rejestr prowadzony może być zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podmiot prawny prowadzący rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze należy przechowywać przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że odbędzier sie to za wyraźną zgodą sygnalisty.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, mogą podlegać ujawnieniu, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Podmiot prawny po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez podmiot prawny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Podmiot prawny gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie podmiotu prawnego. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

Jeżeli podmiot prawny zdecyduje się zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym w celu powierzenia obsługi przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, potwierdzania przyjęcia zgłoszenia, przekazywania informacji zwrotnej oraz dostarczania informacji na temat procedury zgłoszeń wewnętrznych, to umowa ta musi określać szczegółowe prawa i obowiązki podmiotu zewnętrznego związane z przetwarzaniem danych osobowych.

W razie jakichkolwiek wątpliwości należy zapewnić restrykcyjną ochronę danych osobowych, bowiem zgodnie z przepisami karnymi ustanowionym w ustawie o ochronie sygnalistów kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów karalne jest:

1. uniemożliwianie lub istotne utrudnianie sygnaliście dokonania zgłoszenia,
2. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
3. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, gdy wiedziało się, że do naruszenia prawa nie doszło,
4. nieustanowienie - wbrew obowiązkowi - procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.

Za ostatni z czynów grozi kara grzywny do 5000 zł, a orzekanie następuje w trybie Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia.