Proces sporządzenia i wysłania do e-KRS e-sprawozdania finansowego w spółce z o.o. - pytania i odpowiedzi

W jaki sposób w spółce z o.o. dochodzi do sporządzenia, podpisania, zatwierdzenia i wysłania do e-KRS e-sprawozdania finansowego? Organami każdej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (spółki z o.o.) jest co najmniej zarząd i zgromadzenie wspólników. Zgromadzenie wspólników, które sprawuje najwyższą władzę w spółce, ma charakter organu uchwałodawczego, a więc decyduje w drodze podejmowania uchwał.

Siłę głosu pojedynczego wspólnika na zgromadzeniu wspólników obrazuje liczba posiadanych przez niego udziałów w spółce. Wspólnicy głosują bowiem właśnie posiadanymi udziałami. Nie obowiązuje zasada znana z funkcjonowania innych osób prawnych, gdzie jedna osoba ma jeden głos bez względu na relacje kapitałowe. Na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. siła głosu zależy od liczby i wartości posiadanych udziałów.

Jako że udziały mogą nie mieć równej wartości nominalnej, to ustawodawca rozstrzygnął w Kodeksie spółek handlowych (dalej: “KSH”), iż - o ile umowa spółki nie stanowi inaczej - jeden głos przypada na:

• każdy jeden udział, gdy wszystkie udziały mają równą wartość nominalną,
• każde 10 złotych wartości nominalnej udziału, gdy w spółce występują udziały o nierównej wysokości nominalnej.

Może się zatem zdarzyć tak, że umowa spółki zawiera zastrzeżenia, które spowodują, że przydział głosów będzie inny - a zatem niektórzy ze wspólników będą posiadali większą władzę decyzyjną od innych mimo przydziału udziałów o tej samej wartości nominalnej. Jak stanowi KSH “gdy umowa spółki nie stanowi inaczej” - oznacza to, że jeśli wspólnicy podejmą własną decyzję, to sami, według własnych zasad regulują przydział głosów przypadających na poszczególne udziały.

Uchwały na zgromadzeniu wspólników zapadają bezwzględną większością głosów, jeżeli przepisy KSH lub umowa spółki nie stanowią inaczej. Bezwzględna większość głosów to więcej niż połowa oddanych głosów, rozumianych jako wartość udziałów.

Czy na gruncie KSH można przyjąć, że bezwzględna większość głosów to 50% głosów + 1 głos?

Nie. Zgodnie z KSH bezwzględna większość głosów to więcej niż połowa oddanych głosów, przy czym głosy wstrzymujące traktowane są jako “przeciw”.

Wyróżniamy też większość względną, gdzie głosy wstrzymujące się nie są brane pod uwagę. Wystarczy wówczas że za uchwałą będzie więcej głosów, niż przeciw niej.

Przy głosowaniu wymagającym uzyskania większości kwalifikowanej, głosy wstrzymujące traktowane są jako oddane przeciw uchwale.

Czy bierze się pod uwagę głosy nieważne?

Nie.

W jaki sposób liczy się głosy wstrzymujące się?

Głosy wstrzymujące się są traktowane jakby były oddane przeciwko uchwale, gdyż nie można osiągnąć większości bezwzględnej, gdy suma głosów przeciw i wstrzymujących się wyniesie choćby połowę głosów oddanych.

W jaki sposób liczone są głosy osób, które nie mogły głosować, a które były obecne, np. wspólnik głosujący w sprawie udzielenia absolutorium swojej osobie?

Przy obliczaniu większości głosów nie są w ogóle liczone głosy tych osób.

Czy wspólnik może głosować w tej samej sprawie częścią udziałów za przyjęciem uchwały, częścią udziałów przeciwko przyjęciu uchwały a częścią udziałów wstrzymać się od głosu?

Nie. Głos jest niepodzielny. Z faktu głosowania udziałami nie można bowiem wyprowadzać prawa do głosowania w tej samej sprawie zarówno za uchwałą jak i przeciw niej, czy też jednoczesnego wstrzymania się.

W jaki sposób głosują osoby współuprawnione z jednego udziału (ewentualnie z kilku udziałów)?

Współuprawnieni z udziału lub udziałów wykonują swoje prawa głosu przez wspólnego przedstawiciela. Podejmują “jedną” decyzję - nie mogą różnić się w swoim stanowisku i z części udziałów głosować w jeden sposób - a z części - w odmienny.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

W każdej innej spółce z o.o. niż jednoosobowa dla ważności uchwał zgromadzenia wspólników istotne jest również każdorazowe sprawdzenie przed głosowaniem, czy osiągnięte zostało tzw. kworum. Kworum oznacza minimalną liczbę reprezentowanych na zgromadzeniu wspólników udziałów. Zasada wyjściowa mówi, że przy braku odmiennych przepisów szczególnych lub postanowień umowy spółki zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę obecnych udziałowców. Obecność wspólnika na zgromadzeniu jest bowiem jego prawem, a nie obowiązkiem. Po zapoznaniu się z porządkiem obrad może podjąć decyzję, że rezygnuje on ze swojego prawa głosu. Występują jednak istotne wyjątki ustawowe, w których dla ważności uchwał wymagane jest odpowiednie kworum. Dotyczą one w szczególności:

• odbycia zgromadzenia wspólników bez formalnego zwołania,
• podjęcia uchwały w sprawach nieobjętych porządkiem obrad,
• uchwał zwiększających świadczenia wspólników lub uszczuplających ich prawa przyznane osobiście,
• zapobieżenia rozwiązaniu spółki,
• uchwał o połączeniu, podziale lub przekształceniu spółki.

Naruszenie zasad dotyczących kworum przewidzianych w KSH skutkuje nieważnością uchwały. Również sami wspólnicy w umowie spółki mogą wprowadzić wymogi odnośnie kworum określone kapitałowo bądź osobowo. Podjęcie uchwały wbrew takim postanowieniem wprawdzie nie powoduje nieważności uchwały, ale stanowi podstawę do jej sądowego uchylenia jako sprzecznej z umową spółki.

Czy pomimo opuszczenia zgromadzenia przez wspólnika (wspólników) w czasie obrad i spowodowanego tym samym spadku reprezentacji udziałów poniżej granicy ustalonej dla ważności zgromadzenia (kworum) możliwe jest dalsze podejmowanie ważnych uchwał?

Nie. Brak kworum nie pozwala na podejmowanie uchwał, nawet gdyby udziały wspólników pozostałych na zgromadzeniu zapewniały przewidzianą w umowie spółki większość wystarczającą do przegłosowania uchwały.

Czy możliwe jest, że na tym samym zgromadzeniu wspólników jedne uchwały zapadną, a inne zaś będą dotknięte nieważnością ze względu na niespełnienie wymogu kworum.

Tak.

Czy przy ustalaniu kworum wymaganego do podejmowania uchwał przez zgromadzenie wspólników uwzględnia się udziały wspólnika zawieszonego w wykonywaniu jego praw członkowskich w spółce w związku z toczącym się procesem o jego wyłączenie?

Nie.

Czy jedną uchwałą wspólników mogą być objęte sprawy, dla których przepisy KSH lub postanowienia umowy spółki wymagają różnego kworum oraz różnej większości głosów?

Nie. Jedną uchwałą wspólników mogą być objęte tylko te sprawy, dla których przepisy KSH lub postanowienia umowy spółki wymagają jednakowego kworum oraz takiej samej większości głosów.

Czy uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego, w sprawie zatwierdzenia sprawozdania z zarządu oraz w sprawie absolutorium dla członków zarządu może być objęte kworum?

Tak, jeśli umowa spółki przewiduje kworum w przypadku tego rodzaju uchwał, to brak kworum na zgromadzeniu wspólników nie pozwala podjąć uchwały w tych sprawach.

Wyróżnia się zwyczajne i nadzwyczajne zgromadzenie wspólników. Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywane jest zasadniczo corocznie w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego i ma za przedmiot:
rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy,
powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenia wspólników,
udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości rok obrotowy to rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.

Czy możliwe jest wydłużenie roku i sporządzenie sprawozdania finansowego za okres przekraczający 12 miesięcy?

Nie, docelowo rok powinien trwać 12 miesięcy. Dopuszczalne jest natomiast wprowadzanie zmian co do terminu rozpoczęcia i końca roku obrotowego spółki - w przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy. W efekcie tak samo jak przy rozpoczęciu działalności, możliwe jest przedłużenie roku i jego wydłużenie po takiej zmianie.

Czy można stosować rok obrotowy nierówny kalendarzowemu, np. od marca do lutego?

Tak, spółka samodzielnie decyduje czy rok obrotowy równy jest kalendarzowemu, czy też jest to inny okres 12 miesięcy.

Czy w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego może się odbyć kilka zwyczajnych zgromadzeń wspólników?

Tak - jeżeli organy spółki dojdą do wniosku, że trzeba poświęcić kilka spotkań rozstrzygnięciu spraw dotyczących sprawozdania z działalności, sprawozdania finansowego, podziału zysku albo pokryciu straty czy też udzielenia absolutorium, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby odbyć kilka zwyczajnych zgromadzeń wspólników.

Czy można wprowadzić przerwę w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. na wzór przerwy w obradach walnego zgromadzenia akcjonariuszy w spółce akcyjnej?

Nie. Jeżeli umowa spółki z o.o. nie przewiduje możliwości wprowadzenia przerwy w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, to przerwa taka jest niedopuszczalna, ponieważ problematyka spółki z o.o. została wyczerpująco uregulowana w KSH i nie ma podstaw do stosowania analogii względem spółki akcyjnej.

Czy odbycie walnego zgromadzenia i podjęcie uchwały po sześciu miesiącach od zakończenia roku obrotowego jest jedynie brakiem formalnym/proceduralnym i nie ma wpływu na ważność uchwał?

Nie. Jeżeli zgromadzenie odbyłoby się po raz pierwszy po terminie sześciomiesięcznym, przyjąć należy, że zwyczajne zgromadzenie nie odbyło się prawidłowo. Dochodzi wówczas do naruszenia przepisu prawa skutkującego nieważnością uchwał. Możliwe staje się wytoczenie przeciwko spółce powództwa o stwierdzenie nieważności tych uchwał. Ma to konsekwencje wewnątrz spółki, natomiast nie zwalnia z obowiązku przygotowania i zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz jego przekazania terminowo do e-KRS, w tym sprawozdania, które nie zostało zatwierdzone (a po zatwierdzeniu - również dodatkowo - sprawozdania zatwierdzonego).

Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd (ewentualnie rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna) za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. W przypadku, gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.

Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Czy treść głosowanych uchwał musi być przekazana w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników czy jedynie ich oznaczenie ma zostać ogólnie wskazane jako element wyznaczonego i przekazanego w zaproszeniu porządku obrad?

Treść projektów uchwał nie musi, ale może trafić do wspólników łącznie z zaproszeniem na zgromadzenie. Dopuszczalne jest głosowanie uchwał, które nie znajdowały się w porządku obrad zgromadzenia, dostarczonego wspólnikom. W zaproszeniu nie ma też obowiązku podawania pełnej treści wszystkich planowanych uchwał. Jednak nie znaczy to, że przedmiot obrad można formułować ogólnikowo (wprowadzanie wspólników w błąd). Zaproszenie ma za zadanie pozwolić na rzeczywistą realizację uprawnień wspólnika.

Jakie są trzy dopuszczalne formy zwoływania zgromadzenia wspólników?

Zaproszenie wysłać można:

1. listem poleconym,
2. pocztą kurierską,
3. na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną (pod warunkiem wyrażenia zgody na tę formę komunikacji).

Czy w przypadku zarządu wieloosobowego sam dokument zawiadomienia (zaproszenia) na zgromadzenie wspólników może być podpisany przez jednego członka zarządu i nie będzie to miało wpływu na ważność zwołania zgromadzenia?

Tak, ale pod warunkiem, że istniała ważna podstawa zwołania zgromadzenia w postaci podjęcia uchwały przez cały zarząd na zasadach przewidzianych w KSH (co do zasady większością bezwzględną). W przeciwnym wypadku podpis powinien być złożony przez wszystkich członków zarządu.

Czy dla ważności zwołania zgromadzenia wspólników potrzebne są dowody doręczenia zawiadomień wysłanych listami poleconymi lub pocztą kurierską?

Nie. Wystarczające są dowody wysłania zawiadomień w takich formach.

Jakie są warunki dopuszczalności wysłania wspólnikowi zawiadomienia na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną?

Łącznie muszą być spełnione trzy warunki:

1. wspólnik uprzednio wyraził na to zgodę,
2. zgoda musi mieć formę pisemną,
3. adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane, powinien być podany przez wspólnika w treści dokumentu zawierającego wyrażenie zgody bądź ewentualnie w odrębnym dokumencie.

Jakie informacje muszą być zawarte w zaproszeniu na zgromadzenie wspólników odbywające się online?

Zaproszenie na zgromadzenie wspólników odbywające się przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej musi zawierać dodatkowe informacje o sposobie:

1. uczestniczenia w tym zgromadzeniu,
2. wypowiadania się w jego trakcie,
3. wykonywania na nim prawa głosu,
4. wniesienia sprzeciwu od podjętych na tym zgromadzeniu uchwał.

Jak rozumieć wymóg, aby porządek obrad był w zaproszeniu określony szczegółowo?

Z jednej strony porządek obrad powinien być sporządzony na tyle szczegółowo, na ile w danej sytuacji można to uczynić zgodnie z najlepszą wiedzą na dzień zwoływania zgromadzenia. Z drugiej strony konieczne jest zachowanie pewnej elastyczności w formułowaniu porządku obrad, która umożliwi rozstrzygnięcie jak największej liczby spraw na zgromadzeniu wspólników. Przy propozycji porządku obrad można posłużyć się metodą ogólnej propozycji dyskutowanych zagadnień, zaznaczając możliwość podjęcia w danej materii uchwały, połączonej z uszczegółowieniem tych kwestii w dodatkowych wyjaśnieniach będących integralną częścią tego porządku obrad. Ze względu na ryzyko niewyczerpania porządku obrad istotne jest, aby najważniejsze sprawy były rozpatrywane na początku, z kolei obrady zamykane są często wolnymi wnioskami lub sprawami wniesionymi, które mogą mieć charakter jedynie porządkowy.

Zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Zasadniczo siedzibą spółki jest miejscowość, w której wykonywane są funkcje prowadzenia spraw przez zarząd. Zgromadzenie wspólników może się jednak odbyć również w innym miejscu (niż siedziba spółki) na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, jeżeli wszyscy wspólnicy wyrażą na to zgodę na piśmie. Nierzadko bowiem aktywności zarządu związana jest z oddziałową strukturą spółki i prowadzenie spraw w rzeczywistości odbywa się w wielu miejscach kraju. W każdym razie określenie siedziby powinno mieć miejsce w umowie spółki. Jeżeli ma dojść do zmiany siedziby, ustalenie nowej siedziby jest skuteczne z chwilą wpisu do KRS zmiany umowy spółki.

Czy zgromadzenie wspólników odbywające się poza siedzibą spółki będzie uznane za ważne, jeśli w umowie spółki nie przewidziano wprawdzie innego miejsca zgromadzeń, ale 90% wspólników wyraziło na piśmie zgodę na przeprowadzenie zgromadzenia poza siedzibą spółki, a pozostałe 10% wyraziło taką samą zgodę ustnie?

Nie. Brak 100% zgód wspólników na piśmie powoduje nieważność uchwał takiego zgromadzenia.

Czy dopuszczalne jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na odbycie zgromadzenia wspólników poza siedzibą spółki w miejscowości wakacyjnej (nad morzem)?

Tak, ale wyłącznie kosztów rodzajowo związanych z organizacją zgromadzenia (wynajem sala itp.). Zwrot wydatków ponoszonych przez wspólników nie stanowi podatkowo kosztu uzyskania przychodu.

O ile umowa spółki tego nie wyłącza udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, czyli online. Ważne, aby taka forma udziału zapewniała:

• dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników,
  oraz
• wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników.

O udziale w zgromadzeniu wspólników w formie online postanawia zwołujący to zgromadzenie, czyli odnośnie zwyczajnego zgromadzenia przede wszystkim zarząd (ewentualnie rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna). Natomiast rada nadzorcza (a w jej braku wspólnicy) określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Dodatkowym rozwiązaniem dla spółek z o.o., które zostały utworzone przy wykorzystaniu wzorca umowy (tj. w trybie S-24), jest podejmowanie uchwał zgromadzenia wspólników drogą elektroniczną przy wykorzystaniu wzorców uchwał udostępnionych w systemie teleinformatycznym. Wśród wzorców uchwał znajdują się m. in. te dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podziału zysku albo pokrycia straty.

Zarząd planuje zwołać zgromadzenie wspólników w formie online, ale w spółce nie został dotychczas wydany regulamin określający szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Czy zgromadzenie może się odbyć w planowanej formie?

Nie. Dopóki w danej spółce nie zostanie przyjęty stosowny regulamin, nie jest możliwe odbywanie się zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

Czy udział w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zwalnia z konieczności określenia miejsca, w którym będzie fizycznie przebywał prowadzący zgromadzenie wspólników wraz z protokolantem oraz ewentualnymi organami spółki?

Nie. Wykluczona jest możliwość odbywania się zgromadzenia wspólników spółki z o.o. w cyberprzestrzeni. Powinna to być siedziba spółki albo inne miejsce na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wskazane w umowie spółki bądź ustalone przez wszystkich wspólników, którzy wyrazili na to zgodę na piśmie.

Czy w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej udział może brać pełnomocnik wspólnika?

Tak, ale wspólnik-mocodawca powinien zadbać o dostarczenie do spółki pełnomocnictwa w formie pisemnej jeszcze przed odbyciem elektronicznego zgromadzenia wspólników.

Czy podjęcie uchwały wspólników w spółce z o.o., która została utworzona w trybie S-24, drogą elektroniczną przy wykorzystaniu wzorców uchwał udostępnionych w systemie teleinformatycznym wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników?

Nie. Podjęcie takiej uchwały nie wymaga formalnego zwołania zgromadzenia wspólników, warunkiem jej podjęcia jest jednak wykonanie co do niej prawa głosu przez wszystkich wspólników.

W jaki sposób w spółce z o.o., która została utworzona w trybie S-24, wykonuje się prawo głosu przy podejmowaniu uchwał drogą elektroniczną przy wykorzystaniu wzorców uchwał udostępnionych w systemie teleinformatycznym?

Prawo głosu wykonuje się przez oświadczenie złożone w systemie teleinformatycznym, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo elektronicznym podpisem osobistym.

Po zmianie KSH od 1 marca 2019 r. nie ma przeszkód, aby uchwała w sprawie rozpatrzenia i zatwierdzenia sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy zapadła bez odbycia zgromadzenia wspólników, o ile tylko wszyscy wspólnicy wyrażą na piśmie zgodę na głosowanie pisemne.

Czy możliwość głosowania pisemnego zarezerwowana jest jedynie dla spółek o niewielkiej liczbie wspólników?

Nie. Nie ma żadnych ograniczeń co do wielkości spółki ani rozmiarów jej działalności. Każda spółka z o.o. może przeprowadzić głosowanie pisemne.

Czy pomimo możliwości głosowania pisemnego zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o. musi się jednak co najmniej raz do roku odbyć?

Nie. Nowelizacja KSH w praktyce zniosła wymóg odbywania zgromadzeń zwyczajnych. Wystarczające jest bowiem odbycie w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego głosowań pisemnych we wszystkich sprawach przewidzianych do rozstrzygania na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników.

Członek zarządu, którego mandat wygasł przed dniem zgromadzenia wspólników, chciałby wziąć udział w zwyczajnym zgromadzeniu wspólników, bowiem ma do tego prawo, a przedmiotem obrad ma być udzielenie mu absolutorium z wykonania przez niego obowiązków. Zapadła jednak decyzja o głosowaniu pisemnym zamiast odbycia tradycyjnego zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Czy zatem były członek zarządu będzie pozbawiony swojego prawa do udziału w zgromadzeniu?

Tak. Decyzja wspólników o odbyciu pisemnego głosowania w sprawach stanowiących przedmiot obrad zwyczajnego zgromadzenia pozbawia takiego byłego członka zarządu prawa uczestnictwa w zwyczajnym zgromadzeniu.

e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2022 w najnowszej wersji (v1-2)
e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź!
Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online »

Jeżeli KSH lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności. Kopię pełnomocnictwa dołącza się do księgi protokołów. Członek zarządu i pracownik spółki nie mogą być pełnomocnikami na zgromadzeniu wspólników. Przepisy o wykonywaniu prawa głosu przez pełnomocnika stosuje się do wykonywania prawa głosu przez innego przedstawiciela niż te osoby.

Jakie są warunki ważności pełnomocnictwa?

Obowiązkowa jest forma pisemna z podpisem wspólnika-mocodawcy. Do siedziby spółki dostarczony musi zostać oryginał dokumentu. Nie może to być nieuwiarygodniona kopia przesłana e-mailem, chyba że wykorzystano podpis elektroniczny. Ewentualnie oryginał pełnomocnictwa można zastąpić kopią uwiarygodnioną przez notariusza, doradcę podatkowego, adwokata czy radcę prawnego.

Co zrobić w sytuacji gdy wspólnik udzielił kilku osobom pełnomocnictwa do wykonywania prawa głosu ze wszystkich przysługujących wspólnikowi udziałów przez każdego z pełnomocników samodzielnie?

Pełnomocnicy mogą albo jednomyślnie wykonywać prawo głosu z udziałów przysługujących mocodawcy, albo też uzgodnić, który z nich będzie na danym zgromadzeniu realizował wolę mocodawcy.

Czy do księgi protokołów należy załączyć oryginał pełnomocnictwa udzielonego przez wspólnika?

Nie. Wystarczające jest załączenie kopii pełnomocnictwa.

Jak rozumieć pojęcie “pracownika spółki”, który - podobnie jak członek zarządu - nie może być pełnomocnikiem wspólnika?

Pracownikiem spółki jest osoba, z którą spółka zawarła umowę o pracę oraz osoba, która pełni swoją funkcję na podstawie powołania, wyboru lub mianowania. Zakaz udzielania pełnomocnictwa przez wspólnika nie dotyczy więc osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o zarządzanie, umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Natomiast członek zarządu - niezależnie od rodzaju umowy zawartej ze spółką - nigdy nie może być pełnomocnikiem udziałowca na zgromadzeniu wspólników.

Czy zachodzi obowiązek uzyskania zgody sądu opiekuńczego na oddanie głosu przez przedstawiciela ustawowego (rodzica) małoletniego wspólnika (dziecka) w sprawie uchwały wspólników dotyczącej zbycia nieruchomości przez spółkę?

Nie. Zgoda sądu opiekuńczego dla przedstawicieli ustawowych małoletnich dzieci co do określonego sposobu głosowania – na przykład przy zbyciu nieruchomości – nie jest potrzebna. Czynność prawna (w tym przypadku polegająca na zbyciu nieruchomości) jest bowiem dokonywana przez spółkę działającą przez zarząd, a nie są to czynności podejmowane bezpośrednio przez poszczególnych wspólników.

Samo zgromadzenie wspólników wymaga protokołu jego przebiegu, choćby nie została na nim podjęta żadna uchwała. Z kolei uchwały zgromadzenia wspólników powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. W protokole należy stwierdzić prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników oraz listę wspólników głosujących przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Wspólnicy mogą przeglądać księgę protokołów, a także żądać wydania poświadczonych przez zarząd odpisów uchwał.

Co należy do obowiązków zarządu w kwestii protokołowania uchwał w sytuacji, gdy protokół sporządza notariusz?

Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów.

Czy jeżeli zgromadzenie wspólników odbyło się online, to wymagane są podpisy uczestników?

Nie. Podpisy uczestników zgromadzenia wspólników odbytego online nie są wymagane.

Co należy do obowiązków zarządu w kwestii protokołowania uchwał podjętych w głosowaniu pisemnym?

Uchwały pisemne powzięte w drodze głosowania pisemnego zarząd wpisuje do księgi protokołów.

Co należy do obowiązków zarządu w kwestii protokołowania uchwał podjętych w spółce utworzonej w trybie S-24 na podstawie wzorca uchwały?

Uchwały powzięte w spółce utworzonej w trybie S-24 na podstawie wzorca uchwały dołącza się do księgi protokołów w postaci wydruków uchwał z systemu teleinformatycznego poświadczonych podpisami zarządu.

Kiedy w kontekście protokołowania uchwał dochodzi do skutecznego prawnie podjęcia uchwały?

O zapadnięciu uchwały decydują rzeczywiście oddane głosy. W związku z tym, że nie ma wymogu ogłoszenia uchwały. Niezapisanie w protokole oświadczenia o ogłoszeniu uchwały nie powoduje nieważności uchwały. Do nieważności uchwały nie prowadzi również brak jej wpisu do księgi protokołów.

Sprawozdanie finansowe, zgodnie z ustawą o rachunkowości, obejmuje: bilans, rachunek zysków i strat (rachunek wyników), sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych, informację dodatkową:

• Bilans spółki przedstawia rzeczywisty stan aktywów i pasywów na dzień bilansowy.
• Rachunek zysków i strat przedstawia osiągniętą w roku obrotowym różnicę pomiędzy przychodami i kosztami z uwzględnieniem obciążeń podatkowych.
• Sprawozdanie z przepływów środków pieniężnych obrazuje faktyczną dostępność środków pieniężnych w spółce. Jest ono obowiązkowe dla jednostek, których sprawozdanie finansowe podlega badaniu, chyba że posiadają status jednostek mikro albo małych.
• Informacja dodatkowa ma z kolei za zadanie dostarczenie wszelkich istotnych danych i objaśnień dla rzetelnego i jasnego zobrazowania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego spółki.

Przedmiotem obrad zgromadzenia wspólników powinno być rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego, dlatego też analogicznie uchwała zgromadzenia wspólników powinna obejmować jego łączne rozpatrzenie (czyli przeanalizowanie) i zatwierdzenie albo co najmniej samo zatwierdzenie. Nie ma obowiązku głosowania osobno każdego z elementów sprawozdania, możliwe jest głosowanie ich łącznie, niemniej uchwała powinna zawierać wskazanie kwot i porównań wynikających z poszczególnych części dokumentu.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej. Dane liczbowe można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki zawartego w sprawozdaniu finansowym oraz w sprawozdaniu z działalności. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, czyli w tzw. plikach JPK_SF.

Sprawozdanie finansowe podpisują - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Podpisanie sprawozdania finansowego stanowi potwierdzenie, że spełnia ono wymagania przewidziane w ustawie. Odmowa podpisania sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu po złożeniu przez pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń. Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. Oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego.

Dokumenty odpowiadające treścią sprawozdaniu zarządu z działalności spółki, sprawozdaniu finansowemu, sprawozdaniu rady nadzorczej lub sprawozdaniu z badania są wydawane wspólnikowi na jego żądanie, które może zostać zgłoszone zarządowi licząc od dnia zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Dokumenty udostępnia się niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch dni powszednich od dnia zgłoszenia żądania. Na żądanie wspólnika dokumenty udostępnia się w postaci elektronicznej, w tym przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Która dokładnie “osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych” ma podpisać sprawozdanie finansowe?

Osobą tą może być:

1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
2. wspólnik (który ponownie składa e-podpis jako osoba, która zajmowała się księgowością, a nie jako osoba uprawniona do reprezentacji spółki),
3. pracownik biura rachunkowego (któremu powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych), który faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi. Nie chodzi w tym przypadku o osobę uprawnioną do reprezentacji biura rachunkowego, chyba że to ona jest odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg spółki.

Czy po podpisaniu sprawozdania finansowego można zarzucać jego nieważność na skutek wady oświadczenia woli osoby podpisującej (brak swobody decyzji, pozostawanie w błędzie, uzyskanie podpisu w wyniku podstępu lub groźby)?

Nie. Podpisanie sprawozdania finansowego jest czynnością faktyczną a nie czynnością prawną, a więc samego sprawozdania finansowego nie można uznawać za ważne, stosując wypracowane dla czynności prawnej kryteria jej ważności.

Umowa spółki z o.o. ustala zasady jej reprezentacji na zewnątrz jedynie przez część członków zarządu. Informacja ta jest ujawniona w KRS. Czy sprawozdanie finansowe może być podpisane tylko przez część członków zarządu zgodnie z ustanowioną zasadą reprezentacji spółki?

Nie. Obowiązkiem zgromadzenia wspólników jest czuwanie nad tym, aby pod sprawozdaniem finansowym znajdowały się podpisy wszystkich członków zarządu. Dla oceny tego wymogu nie mają żadnego znaczenia przepisy regulujące reprezentację spółki. Uchwała zatwierdzająca takie nie w pełni podpisane sprawozdanie finansowe będzie nieważna. Zgromadzenie wspólników powinno wstrzymać się z zatwierdzeniem sprawozdania do czasu usunięcia tego braku.

Sprawozdanie finansowe zostało prawidłowo podpisane, ale pod względem rachunkowym jest niekompletne bądź nierzetelne czy też w inny sposób wadliwe. Czy uchwała zatwierdzająca takie sprawozdanie będzie ważna?

Tak. Uchwała będzie ważna, jednak będzie można domaga się się jej sądowego uchylenia jako niezgodnej z dobrymi obyczajami i godzącej w interesy spółki.

Dokumenty dotyczące zamknięcia roku składa się do e-KRS za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości w terminie 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Zgłoszenie do e-KRS w formie elektronicznej dokumentów opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, ewentualnie prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator. Pojawia się zatem obowiązek posiadania numeru PESEL przez osoby pełniące powyższe czynności, gdyż nie ma możliwości, by złożenia dokonała inna osoba lub podmiot, którym udzielono pełnomocnictwa do działania. Istnieje natomiast możliwość, aby sprawozdania finansowe do KRS składał pełnomocnik profesjonalny - adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem wewnętrznego systemu teleinformatycznego, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Co zrobić w sytuacji, gdyby sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego?

Należy wówczas wysłać niezatwierdzone sprawozdanie finansowe oraz dodatkowo ponownie wysłać je w momencie jego zatwierdzenia.

Czy poza wysyłką do KRS należy sprawozdanie finansowe wysłać również do urzędu skarbowego bądź do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej?

Nie. Nie należy powielać wysyłki dokumentów do organów i sądu. Zostają one przekazane odpowiednio wewnętrznie, stąd wysyłki dokonać należy wyłącznie jednorazowo do Repozytorium Dokumentów za pośrednictwem systemu e-KRS.

Czy wszystkie dokumenty przekazywane do KRS muszą być sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym przez Ministerstwo Finansów?

Nie. Wprawdzie wymóg taki dotyczy w szczególności rocznego e-sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności, ale już uchwały o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i o podziale zysku bądź pokryciu straty mogą być dołączone w formie skanów dokumentów papierowych.