Sprawozdanie finansowe - jakie podmioty muszą składać i kiedy?

Sprawozdanie finansowe jest to coroczne przedstawienie sytuacji finansowej przez jednostkę. Służy ono zarówno wypełnieniu obowiązków sprawozdawczych, jak i rozliczeniom z fiskusem. Jest ono wykorzystywane również przez inne podmioty np. inwestorów, banki, wierzycieli do oceny kondycji finansowej danego przedsiębiorstwa.

Które jednostki powinny sporządzać sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe zawiera informacje o rocznej działalności przedsiębiorstwa i jego kondycji finansowej. Jest to niejako zdjęcie sytuacji finansowej firmy na dany dzień zwany dniem bilansowym. W przypadku, jeśli rok obrotowy firmy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to dzień bilansowy wypada na 31 grudnia. Sprawozdania finansowe sporządzają przedsiębiorstwa, które są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z ustawą o rachunkowości. Są również firmy, które dobrowolnie prowadzą księgi rachunkowe.

Księgi rachunkowe, potocznie zwane pełnymi księgami, mają obowiązek prowadzić nie tylko spółki prawa handlowego, ale również niektóre osoby fizyczne, spółki cywilne czy jawne lub inne podmioty.

Obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg reguluje ustawa o rachunkowości, a dokładnie art. 2 ust. 1. Obowiązek ten dotyczy:

1. spółek handlowych (osobowych i kapitałowych, w tym również w organizacji) oraz spółek cywilnych, z zastrzeżeniem pkt 2, a także innych osób prawnych, z wyjątkiem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego;
2. osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw , jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro;
   
   1. przedsiębiorstw w spadku działających zgodnie z ustawą z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, jeżeli na dzień poprzedzający dzień otwarcia spadku prowadzone były księgi rachunkowe;
3. jednostek organizacyjnych działających na podstawie Prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o świadczeniu usług finansowania społecznościowego dla przedsięwzięć gospodarczych, przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, bez względu na wielkość przychodów;
4. gmin, powiatów, województw i ich związków, a także:
   
   1. państwowych, gminnych, powiatowych i wojewódzkich jednostek budżetowych,
   2. gminnych, powiatowych i wojewódzkich zakładów budżetowych,
5. jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek, o których mowa w pkt 1 i 2;
6. oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
7. jednostek niewymienionych w pkt 1-6, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych - od początku roku obrotowego, w którym dotacje lub subwencje zostały im przyznane.

Wszystkie wyżej wymienione podmioty mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg, natomiast pozostałe podmioty, które nie mają takiego obowiązku, mogą dobrowolnie je prowadzić.

Limit 2 000 000 Euro obrotu, o którym mowa w pkt. 2 , po którego przekroczeniu w danym roku podatkowym należy przejść do prowadzenia ksiąg rachunkowych w roku następnym, jest obliczany na podstawie średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października. Spółki jawne lub spółki partnerskie, jeśli mają przychody mniejsze niż równowartość 2 mln euro, zgodnie z ustawą o rachunkowości nie są zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg. Powinny wówczas złożyć elektronicznie do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie dotyczące braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Oświadczenie podpisuje się podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym przez co najmniej jedną osobę uprawnioną do reprezentacji danego podmiotu.

e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2022 w najnowszej wersji (v1-2)
e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź!
Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online »

Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego?

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, czyli:

• członkowie zarządu spółek kapitałowych
• wspólnicy prowadzący sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej, partnerskiej
• komplementariusze prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo – akcyjnej
• likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym
• członkowie organów zarządzających innych jednostek (do których stosuje się przepisy ustawy o rachunkowości).

e-Podpisywanie sprawozdania JPK_SF i e-Podpisanie e-wysyłki

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• bilansu – jest to podsumowanie aktywów i pasywów na dzień bilansowy,
• rachunku zysków i strat (RZiS) - jest to zestawienie przychody, koszty, jak również wynikających z nich zysków i/lub strat oraz wskazuje inne obciążenia wyniku finansowego, RZiS jest sporządzany nie jak
• bilans na dany dzień, ale za dany okres, w przypadku sprawozdania finansowego jest to rok obrachunkowy,
• informacji dodatkowej – jest to dokument zawierający opis przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym przyjętych metod wyceny i zmian w stosunku do ubiegłego roku sprawozdawczego.

Jednostki, które z mocy ustawy podlegają corocznemu badaniu sprawozdań finansowych powinny sporządzać dodatkowo:

• rachunek przepływów pieniężnych (cash flow),
• zestawienie zmian w kapitale własnym.

Do finalnego sprawozdania finansowego załączamy również takie dokumenty jak:

• uchwałę zatwierdzającą te dokumenty
• sprawozdanie z działalności (jeśli wymagane)
• uchwałę o podziale zysku lub pokryciu straty
• opinie/sprawozdanie biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu).
• Sprawozdanie finansowe sporządza w języku polskim, a wartości wykazywane są w polskich złotych.

Proces sporządzenia i wysłania do e-KRS e-sprawozdania finansowego w spółce z o.o.

Do kiedy należy przygotować sprawozdanie finansowe?

Ostateczne terminy sprawozdawcze za 2023 rok upływają (gdy rok obrotowy jest równy kalendarzowemu):

• 31 marca 2024 roku – sporządzenie sprawozdania finansowego
• 30 czerwca 2024 roku – zatwierdzenie sprawozdania finansowego
• 15 lipca 2024 roku – złożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym

Uwaga! Terminy sporządzenia i zatwierdzenia sprawozdań finansowych w poprzednich latach były przedłużane przez Ministerstwo Finansów ze względu na pandemię Covid-19. W 2024 roku Ministerstwo Finansów nie planuje przedłużenia terminów sprawozdawczych.

Terminy związane ze sprawozdaniami finansowymi, w odróżnieniu od terminów podatkowych, nie ulegają przedłużeniu, jeśli któryś z nich wypada w święto, lub dzień wolny od pracy. Oznacza to, że jeśli np. termin na przygotowanie sprawozdania finansowego (31 marca) wypada w sobotę, to nie możemy sporządzić i podpisać sprawozdania finansowego w poniedziałek (1 kwietnia).

Przedsiębiorstwa mają 3 miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. Trzeba pamiętać, że jeżeli rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, termin na sporządzenie sprawozdania upływa 31 marca.

Następnie sprawozdanie jest zatwierdzane przez odpowiednie, uprawnione organy w firmie np.: walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy, właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej.
Roczne sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli do 30 czerwca, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym.

Sprawozdanie finansowe można sporządzić tylko w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą i formatem szczegółowo określonymi przez Ministerstwo Finansów.

e-Sprawozdania finansowe - wysyłka online do e-KRS

e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2022 w najnowszej wersji (v1-2)
e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillup, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillup działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź!
Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online »

Sankcje i kary za niezłożenie sprawozdania finansowego

Firmy, które nie dopełnią obowiązku i nie złożą sprawozdania, są wzywane przez KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania tegoż powiadomienia powiadomienia. Jeżeli pomimo wezwania z KRS, firma dalej nie składa sprawozdania finansowego za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.

Do sankcji za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie należą m.in:

• kara grzywny nałożona na kierownika jednostki (np. członka zarządu) od 10 do 720 stawek dziennych
• kara ograniczenia wolności kierownika jednostki (np. członka zarządu) od miesiąca do 2 lat
• postępowanie przymuszające
• rozwiązanie spółki i wykreślenie jej z KRS
• ustanowienie kuratora dla spółki.

e-Wysyłka: sprawozdania finansowe i inne dokumenty do e-KRS lub KAS