Podatnik VAT zwolniony - osoba fizyczna - Pan

Temat maila:

Od 01.01.2025 r. będzie Pan obowiązany korzystać z KSeF - wskazówki i metody postępowania dotyczące współpracy

Od 1 stycznia 2025 r. zachodzi po Pana stronie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w przypadku wystawiania faktur na żądanie klientów innych niż konsumenci. Zarówno wówczas jak i już teraz wystawianie i otrzymywanie faktur od kontrahentów następować może w ramach logowania się do KSeF (konta w KSeF).

Do 1 stycznia 2025 r. może Pan pozostać poza KSeF i odbierać kody faktur zakupowych (kody staną się obowiązkowymi elementami tych faktur).

Jednak najprostszą metodą na KSeF będzie zarejestrowanie się w nim już obecnie, zgodnie z krokami które opisano poniżej.

Czynności niezbędne do wykonania w KSeF z Pana strony

Musi Pan zalogować się po raz pierwszy do systemu KSeF, żeby nadać uprawnienia na rzecz naszego biura rachunkowego. Wymaga to uwierzytelnienia (podpisania się). Uwierzytelnienie nastąpić może za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, podpisu zaufanego (Profilu Zaufanego, w tym z wykorzystaniem bankowości elektronicznej). Drugi etap to decyzja, komu nada Pan stosowne uprawnienia w ramach KSeF. Wybór ten następuje w formie elektronicznej. System przewiduje uprawnienia:
- do wystawiania faktur,
- do wystawiania lub dostępu do faktur,
- do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF.
  
  Uprawnienia może Pan nadawać albo poprzez zakładkę “uprawnienia” (tam wskazać dane pracownika lub podmiotu, który będzie miał dostęp do KSeF) albo poprzez generowanie tokena, czyli kodu, który musi Pan nam przekazać. Po nadaniu uprawnień będzie Pan decydował o tych uprawnieniach i na każdym etapie będzie uprawniony do ich anulowania.
Jeśli nasze biuro ma mieć możliwość księgowania dokumentów bezpośrednio z KSeF w pełnym wymiarze potrzebne będzie nadanie nam odpowiednich uprawnień. Najprostszą metodą przypisania nam uprawnień będzie wejście w zakładkę “Tokeny” i “Generuj Token”, gdzie wskazać należy wszystkie podane tam uprawnienia. Token należy skopiować i przekazać do biura.
Alternatywą jest wejście w zakładkę “nadaj uprawnienia”, wpisać swój NIP (dane podmiotu uprawnionego - nadającego uprawnienia) i w kolejnym kroku przypisanie ich odpowiednimi pracownikowi lub podmiotowi.
Uprawnienia do systemu KSeF może Pan nadać wielu osobom i podmiotom, zatem nadając je nam nie traci Pan kontroli nad systemem. Może Pan nadać również uprawnienia pracownikom lub innej osobie.
W trzecim kroku rozpoczniemy wspólne korzystanie z KSeF. Pan będzie w tym systemie wystawiał swoje faktury sprzedażowe oraz otrzymywał od kontrahentów faktury kosztowe - obie widoczne będą w tym systemie po zalogowaniu się. Z kolei biuro rachunkowe będzie pobierać wszystkie te faktury w ustalonym w umowie dniu miesiąca w celu właściwego rozliczenia podatkowego kolejnych miesięcy Pana działalności.

Prawidłowe wystawianie faktury w KSeF

W Pana przypadku obowiązek wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży objętej zwolnieniem powstaje, gdy nabywca zgłosi takie żądanie w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Zatem od 1 stycznia 2025 r. w przypadku żądania nabywcy zgłoszonego w ustawowym terminie, faktury bez VAT będą musiały być wystawione w KSeF i zawierać wszystkie elementy tak, jak do tej pory oraz numer z KSeF takiej faktury. Wyjątkowo jeśli nabywcą będzie konsument, to wówczas fakturę na jego żądanie może Pan wystawić w KSeF albo poza nim.

Dane w e-fakturze KSeF uzupełniać będzie Pan w zależności od danej transakcji, której faktura będzie dotyczyć.

Pragnę zwrócić jednak Pana uwagę, że E-fakturę uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, natomiast datą otrzymania faktury jest data wygenerowania faktury w systemie KSeF. Oznacza to, że data wystawienia przez Pana faktury w KSeF jest równoznaczna z datą jej otrzymania przez nabywcę. Bezwzględnie zakazane będzie zatem wystawianie faktur wstecznie.

Jeśli chodzi natomiast o numer faktury, to nadal zobowiązany będzie Pan do nadawania fakturom kolejnych numerów, niezależnie od tego, że faktura ustrukturyzowana w momencie jej wystawienia uzyskuje swój unikalny numer faktury KSeF w systemie Ministerstwa Finansów (podkreślam, że numer w systemie KSeF nie jest tożsamy z numerem faktur nadawanym przez Pana tak, jak do tej pory i są to dwa osobne numery). Numer faktury KSeF pojawi się na niej automatycznie. Kontynuuje Pan zatem numerację faktur zgodnie z dotychczasowymi zasadami, nic nie zmienia co do zasad numeracji.

Trzeba również pamiętać, że do KSeF nie jest możliwe dodawanie załączników do faktur. Jeśli dla danej faktury niezbędny jest załącznik, wówczas będzie Pan musiał wkleić w treść faktury link do takiej dokumentacji bądź przekazać ją w inny, umówiony z kontrahentem sposób.

Podstawa prawna: art. 106ga - 106gd oraz art. 106ni ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Otrzymywanie faktur z KSeF począwszy od 1 lipca 2024 r. do 1 stycznia 2025 r.

Począwszy od 1 lipca 2024 r. sprzedawca vatowiec (czynny podatnik VAT) wystawiając fakturę dla Pana obowiązkowo korzystać będzie z KSeF i to bez potrzeby uzyskiwania Pana zgody. W tej sytuacji sprzedawca nie musi jej Panu dać wydrukowanej, ale musi zapewnić Panu dostęp do takiej faktury ustrukturyzowanej poprzez:

podanie Panu kodu QR oraz danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury albo
oznaczenie kodem QR umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF, w przypadku gdy faktura jest użyta poza tym systemem.

Istotne pozostaje to, iż wiążąca dla Pana będzie data wystawienia e-faktury w KSeF.

Jeśli już teraz zaloguje się Pan do KSeF, to może Pan zwolnić sprzedawców z tych metod i otrzymywać faktury już teraz poprzez KSeF, ponieważ i tak od 1 stycznia 2025 r. faktury będzie otrzymywał Pan tylko w KSeF, tak jak inni podatnicy.

Podstawa prawna: art. 106gb ust. 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Błąd na e-fakturze i korekta w KSeF

Jeśli faktura wystawiona w KSeF zostałaby przez Pana wystawiona z błędem, wówczas trzeba ją skorygować również poprzez KSeF. Faktura ustrukturyzowana może zostać skorygowana przez fakturę korygującą KSeF. Faktura korygująca powinna zawierać numer identyfikacyjny faktury pierwotnej wystawionej w KSeF.

Natomiast system KSeF nie przewiduje poprawienia błędnie wprowadzonego numeru NIP nabywcy poprzez wystawienie faktury korygującej. W takiej sytuacji musiałby Pan wystawić fakturę korygującą “do zera” dla podmiotu z błędnie wprowadzonym NIP. Jednocześnie trzeba będzie wystawić nową fakturę dla kontrahenta, który uczestniczył w transakcji wskazując już poprawny NIP na fakturze.

Awaria KSeF

Jeśli przez awarię systemu KSeF nie miałby Pan możliwości wystawienia faktury, wówczas dopuszczalne będzie wystawienie jej poza KSeF. Skorzystać trzeba będzie z faktury elektronicznej, która następnie wysyłana będzie nabywcy w sposób z nim uzgodniony (tj. w formie PDF lub papierowej) i powinna być oznaczona kodem QR. Będzie Panu przysługiwał termin 7 dni od dnia ustania awarii, aby przesłać taką fakturę do systemu KSeF.

Ewentualną korektę do tej faktury można wystawić dopiero po jej przesłaniu do KSeF, gdyż w okresie awarii i pracy offline dopuszczone jest wystawianie faktur korygujących tylko do faktur z nadanym już numerem KSeF.

Brak dostępu do KSeF z przyczyn leżących po stronie podatnika

Gdyby zdarzyło się tak, że nie miałby Pan dostępu do KSeF z innych przyczyn niż awaria bądź niedostępność KSeF, czyli w szczególności z powodu braku dostępu do Internetu, to wówczas wystawia Pan fakturę dokładnie tak samo, jak w przypadku niedostępności KSeF, czyli oznaczając ją kodem QR. Będzie Pan wówczas zobowiązany przesłać fakturę do KSeF w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia.

Podstawa prawna: art. 106na-106nh ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

Podsumowanie

Od momentu nadania nam uprawnień do KSeF zniknie obowiązek przekazywania przez Pana faktur do zaksięgowania, a także ich archiwizowania. Do biura przekazać należy wyłącznie dokumenty inne niż faktury.