System KSeF od 2026 r. - terminy obowiązkowego wdrożenia KSeF zależne od obrotu

Dopiero w 2026 r. podatnicy VAT zetkną się z obligatoryjnym systemem e-faktur obsługiwanych poprzez Krajowy System e-Faktur. Audyt obecnie przygotowanego mechanizmu, prowadzony przez Ministerstwo Finansów, wykazał szereg problemów związanych przede wszystkim z architekturą systemową oraz przepływem i bezpieczeństwem danych. Terminy obligatoryjnego korzystania z KSeF w 2026 r. będą różne dla podatników o obrotach ponad 200 mln zł oraz tych, które nie przekroczą tego limitu.

Terminy wdrożenia obligatoryjnego KSeF w działalności podatnika zależeć będą od tego, czy jego obrót za poprzedni rok kalendarzowy przekroczył 200 mln zł. Dla tej grupy KSeF stanie się obowiązkowy począwszy od 1 lutego 2026 r.

W przypadku podatników o mniejszych obrotach termin wejścia w życie KSeF przesunięty jest na 1 kwietnia 2026 r. Ten sam termin dotyczyć będzie podatników czynnych, jak i zwolnionych z VAT. Wdrożenie ulega zatem ujednoliceniu, obowiązywać będą wyłącznie dwie daty dla podatników. Zgodnie z przedstawionymi założeniami od 1 kwietnia wszyscy podatnicy będą zobowiązani korzystać z e-faktur KSeF.

Wystawiaj i wysyłaj darmową e-fakturę KSeF w programie fillup e-faktury
W programie fillup e-faktury szybko i łatwo wystawisz oraz wyślesz darmową e-fakturę w KSeF. Najlepsze rozwiązanie do wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur.
Wystaw e-fakturę w systemie KSeF już teraz »

Na początek - ustawa odraczająca termin KSeF, następnie zmiany systemowe

Jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, pierwszym posunięciem po audycie systemu, jest ustawowe odsunięcie terminu wdrożenia KSeF. Nie będzie to jednak jedyna zmiana, jaka czeka podatników. od strony legislacyjnej Liczne uwagi zgłoszone w trakcie trwania audytu przez przedsiębiorców, a także błędy na jakie zwrócono w jego trakcie uwagę, powodują konieczność ustawowych zmian samej merytoryki działania systemu.

W efekcie KSeF po pierwszym etapie odroczenia terminu, czeka również gruntowna przebudowa oraz zmiany legislacyjne obejmujące dodatkowe uregulowanie jego funkcjonalności i zapewnienie prawidłowości obrotu gospodarczego.

Szkolenia, konsultacje i infolinie dla podatników

Równolegle z trwaniem audytu KSeF, Ministerstwo Finansów zorganizowało 9 spotkań konsultacyjnych z podatnikami, podmiotami wdrażającymi KSeF, producentami oprogramowania, a przede wszystkim z przedsiębiorcami. Konsultacje były podstawą oceny systemu na obecnym etapie i wydania werdyktu co do konieczności prowadzenia dalszych prac. Stały się one również miejscem dialogu, który ma być kontynuowany w najbliższych miesiącach. Do momentu wprowadzenia zmian legislacyjnych oraz strukturalnych (programistycznych, zmian architektury systemowej) przeszkolonych zostanie dodatkowych 1000 pracowników KAS dotyczące KSeF oraz odbywać się będą kolejne szkolenia przedsiębiorców w tym zakresie. W styczniu 2025 r. uruchomiona zostanie infolinia KIS dedykowana wyłącznie dla krajowego systemu KSeF. Jednocześnie Ministerstwo Finansów zapewnia o możliwości prowadzenia również indywidualnych konsultacji z przedsiębiorcami w celu bezproblemowego korzystania z systemu.

Jak przygotować się na wejście KSeF

System kar za błędy przy korzystaniu z KSeF na samym końcu

Na moment podania nowych dat obligatoryjnego KSeF nie jest powiedziane, czy dodatkowo ulegnie przesunięciu termin odroczenia systemu kar za popełniane błędy. Jednakże zgodnie z zapewnieniami, kary mają być wprowadzane na samym końcu, po merytorycznym etapie dialogu z przedsiębiorcami i po dwuetapowej legislacji (tzn. po zmianie terminów oraz po wprowadzeniu zmian treści systemu). Oczekiwać można zatem, że również system kar może zostać odsunięty dodatkowo w czasie, a początkowe wykorzystanie KSeF spotka się z życzliwym podejściem kontrolujących go urzędników.