Paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty zamiast faktury

Podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów mogą być inne niż faktura dokumenty potwierdzające fakt dokonania transakcji, o ile zawierają komplet niezbędnych danych - wynika z indywidualnej interpretacji.

Podatniczka w swojej działalności gospodarczej zajmuje się internetową sprzedażą towarów. Podatek dochodowy rozlicza na zasadach ogólnych, prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów, jest też czynnym podatnikiem VAT. Towary przeznaczone na sprzedaż kupuje na jednej z chińskich platform internetowych. Wartość pojedynczego zamówienia nie przekracza 100 euro.

Jako potwierdzenie zakupu podatniczka otrzymuje paragon, na którym podana jest całość zapłaconej kwoty, kwota podatku VAT oraz wyszczególnione są kupione produkty. Na paragonie znajduje się też potwierdzenie, że zakup został opłacony. Dodatkowo platforma wysyła potwierdzenie złożonego zamówienia, w którym znajdują się podobne informacje. Platforma nie wystawia natomiast faktur VAT.

Podatniczka nie zaliczała dotąd kosztów zakupów z Chin do kosztów uzyskania przychodów w działalności gospodarczej, ale chciałaby to zmienić. Wystąpiła więc o indywidualną interpretację, aby dowiedzieć się, czy ma do tego prawo oraz czy podstawą do zaksięgowania transakcji zakupu w PKPiR może być dowód wewnętrzny zakupu towaru, do którego załączone zostaną potwierdzenie zamówienia, paragon oraz potwierdzenie zapłaty za towar z rachunku bankowego podatniczki.

W interpretacji Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że wydatki związane z zakupem towarów, które podatniczka następnie sprzedaje, są bezsprzecznie związane z uzyskiwaniem przez nią przychodów z działalności gospodarczej i jednocześnie nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych. Stanowią więc, co do zasady, koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, o ile ich poniesienie jest prawidłowo udokumentowane.

Przenieś swoje biuro rachunkowe na wyższy poziom z aplikacją fillup k24
Efektywnie komunikuj się z Klientami, sprawnie zarządzaj dokumentami księgowymi i eksportuj efekty pracy do programów księgowych. Dzięki fillup k24, Twoje biuro stanie się bardziej zorganizowane, a obsługa klientów jeszcze sprawniejsza.
Nie zwlekaj, zaproś klientów do współpracy już dziś »

Dowód wewnętrzny tylko w przypadkach wprost wskazanych w przepisach

Dyrektor KIS odwołał się następnie do treści rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Określa ono warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisy w PKPiR. Wskazał, że w § 13 ust. 2 tego rozporządzenia znajduje się zamknięty katalog wydatków, które mogą być księgowane na podstawie dowodu wewnętrznego i że nie ujęto w nim zakupu wskazanych we wniosku towarów, które przedsiębiorca następnie sprzedaje.

Natomiast zgodnie z § 11 ust. 3 tego rozporządzenia, podstawą zapisu w księdze może być “inny dowód” stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, zawierający co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych,

oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie. Posiadana przez podatniczkę dokumentacja, a więc paragon, potwierdzenie zamówienia i potwierdzenie zapłaty, spełnia te warunki, a więc może być podstawą zapisów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Jak prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR) - poradnik

Źródło: indywidualna interpretacja 0112-KDIL2-2.4011.594.2024.2.MM z 11 października 2024 r.