Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym

Ustawą objętych zostało wielu przedsiębiorców, których mogą dotyczyć zgłoszenia sygnalisty. Tymczasem samym sygnalistą może być osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą.

Niezbędnym etapem wstępnym dostosowującym działalność do wdrożenia postanowień ustawy o ochronie sygnalistów jest określenie, kto zostanie upoważniony do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych od sygnalistów.

Ustawowym obowiązkiem osoby przyjmującej zgłoszenia jest potwierdzanie każdorazowo sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Podmiot prawny musi zapewnić przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów co najmniej w formie ustnej i pisemnej, a w tym drugim przypadku - zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Natomiast zgłoszenie ustne może być dokonane telefonicznie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Zgodnie z art. 25 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych określa:

1. wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione przez podmiot prawny do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej, tzw. "adresem do kontaktu";
3. bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej; funkcję tę może pełnić wewnętrzna jednostka organizacyjna lub osoba, o których mowa w pkt 1, jeżeli zapewniają bezstronność;
4. tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
6. obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, o których mowa w pkt 3;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub - w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 5 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz - w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.

Podmiot prawny ustala procedurę zgłoszeń wewnętrznych po konsultacjach z:

1. zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, jeżeli w podmiocie prawnym działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa, albo
2. przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.

Konsultacje trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Sygnalista podlega ochronie określonej w ustawie od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań. Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie nie jest działaniem odwetowym.

Optymalnymi działaniami służącymi rozpatrzeniu zgłoszenia wewnętrznego pochodzącego od sygnalisty w okresie pomiędzy potwierdzeniem przyjęcia takiego zgłoszenia, a udzieleniem sygnaliście informacji zwrotnej (na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań) byłyby:

1. weryfikacja zgłoszenia;
2. ewentualne podjęcie kontaktu z sygnalistą w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub dokumentów;
3. szybkie przeprowadzenie wewnętrznego postępowania wyjaśniającego;
4. sporządzenie raportu, który zawierałby dokładny opis dokonanego zgłoszenia i wskazanych w nim naruszeń przepisów, wskazanie osób zaangażowanych i ich rolę w ramach zgłoszenia oraz ostateczne ustalenia w zakresie informacji przekazanych w zgłoszeniu;
5. przedłożenie raportu wyznaczonej osobie przełożonej w celu jego analizy i wydania stosownych decyzji w stosunku do zaangażowanych osób;
6. ewentualne zawiadomienie właściwych organów w przypadku ustalenia, że zgłoszone naruszenie przepisów stanowi naruszenie przepisów prawa powszechnie obowiązującego.

Zgodnie z art. 29 ustawy o ochronie sygnalistów wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:

1. numer zgłoszenia;
2. przedmiot naruszenia prawa;
3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, chyba że dokonano zgłoszenia anonimowego;
4. adres do kontaktu sygnalisty, chyba że dokonano zgłoszenia anonimowego;
5. datę dokonania zgłoszenia;
6. informację o podjętych działaniach następczych;
7. datę zakończenia sprawy.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że odbędzie się to za wyraźną zgodą sygnalisty.

Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, mogą podlegać ujawnieniu, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.

Podmiot prawny po otrzymaniu zgłoszenia wewnętrznego przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów karalne jest:

1. uniemożliwianie lub istotne utrudnianie sygnaliście dokonania zgłoszenia,
2. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
3. dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, gdy wiedziało się, że do naruszenia prawa nie doszło,
4. nieustanowienie - wbrew obowiązkowi - procedury zgłoszeń wewnętrznych lub ustanowienie jej z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów.